檔案數(shù)字化的工作流程

1.資料移交

首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場(chǎng)的臨時(shí)庫(kù)房。在轉(zhuǎn)移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊(cè)清點(diǎn)工作，并登記承接時(shí)間、總冊(cè)數(shù)，并由雙方負(fù)責(zé)人在清單上簽字。清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對(duì)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。這些信息作為資料歸還時(shí)檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，地產(chǎn)檔案數(shù)字化加工，將會(huì)形成《移交清單》。

2.資料拆分

原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。資料掃描設(shè)置主掃崗位和補(bǔ)掃崗位；補(bǔ)掃崗位主要負(fù)責(zé)改正圖像質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。通過(guò)掃描，檔案數(shù)字化，紙質(zhì)資料數(shù)字化為電子資料。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎(chǔ)，直接影響對(duì)于紙質(zhì)資料獲取數(shù)字化信息的好壞。

掃描過(guò)程對(duì)掃描后的文件質(zhì)量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲(chǔ)格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對(duì)比度。

按照技術(shù)指標(biāo)，掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)資料紙張的質(zhì)地，底色，薄厚程度，地產(chǎn)檔案數(shù)字化掃描，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，地產(chǎn)檔案數(shù)字化整理，使原件完好無(wú)損。

4.圖像處理

掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進(jìn)行如下處理：圖像旋轉(zhuǎn)、校正還原，以符合閱讀習(xí)慣；圖像去原始信息外臟點(diǎn)、斑點(diǎn)去除，如去黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等。處理過(guò)程中應(yīng)遵循保持原貌的原則。

5.插圖頁(yè)面處理

資料中有插圖的要在掃描時(shí)對(duì)掃描閥值做相應(yīng)調(diào)整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時(shí)，應(yīng)該用其他色彩掃描，在保持原始頁(yè)面信息的同時(shí)使圖像清晰可辯。

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檔案數(shù)字化的設(shè)備和成本

主要設(shè)備：PC電腦，掃描儀，普通計(jì)算機(jī)就行，3000-4000元每臺(tái)，掃描儀分平板和高速兩種，平板大概6000元左右一臺(tái)，可掃A3幅面，高速一般從2萬(wàn)至10萬(wàn)元不等，如果要連續(xù)長(zhǎng)時(shí)間工作，比如一天連續(xù)掃描8小時(shí)，應(yīng)配備價(jià)位高一點(diǎn)的高速描儀。

人力：每臺(tái)掃描儀配一個(gè)人，還有掃描前整理拆卷人員，掃描后較對(duì)檢查、圖像修整人員，一般4-5個(gè)人就可展開(kāi)工作。

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實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案管理方法

使用3Hmis檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案資料與數(shù)字化檔案資料集中管理，并且，實(shí)體檔案資料分布存放于不同的庫(kù)房中，數(shù)字化檔案資料則集中存放于數(shù)據(jù)中心。

對(duì)于電子文件歸檔，將電子文件的處理痕跡一并歸檔是較好選擇，因?yàn)?，在檔案資料查閱時(shí)，可以一并了解這份文件的形成與處理過(guò)程。

1、實(shí)體檔案分布式管理

實(shí)體檔案存放于辦公室綜合檔案庫(kù)房，實(shí)體資料則可采用分布式存放的方式，在綜合檔案庫(kù)房或分布于各委yuan會(huì)保管，并在檔案資料管理系統(tǒng)中，通過(guò)檔案資料存放位置地圖標(biāo)識(shí)實(shí)體檔案資料的存放位置。

2、數(shù)字化檔案信息集中管理

數(shù)字化檔案資料集中在數(shù)據(jù)中心集中存儲(chǔ)和管理，設(shè)立專(zhuān)用檔案資料服務(wù)器和備份磁盤(pán)陳列，以便于管理與利用。

3、海量數(shù)字化信息的分區(qū)存儲(chǔ)

檔案資料數(shù)字化信息，將呈快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。為了滿(mǎn)足這種快速增長(zhǎng)的需要，而又不會(huì)使一次性投入過(guò)大，我們提出了分區(qū)存儲(chǔ)的概念。

分區(qū)存儲(chǔ)的含義就是將數(shù)字化檔案資料信息存放在不同的磁盤(pán)分區(qū)中，我們可以在現(xiàn)有的磁盤(pán)分區(qū)快要使用完畢時(shí)，再安裝新的磁盤(pán)分區(qū)，通過(guò)簡(jiǎn)單的設(shè)置，即可將新增的檔案資料數(shù)字化信息保存到新的分區(qū)上來(lái)。

4、檔案管理分工

由辦公室負(fù)責(zé)綜合檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，并承擔(dān)檔案庫(kù)的建設(shè)與相應(yīng)實(shí)體檔案的管理，各wei員會(huì)可按照統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，各自負(fù)責(zé)其自有實(shí)體資料的管理及資料數(shù)字化工作。

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