檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來(lái)網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書(shū)、情報(bào)等各類信息1大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)：文檔掃描批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來(lái)進(jìn)行文檔掃描。圖像處理對(duì)圖像進(jìn)行去歪斜，黑點(diǎn)、黑邊等操作。提取有效信息對(duì)圖像中有用的信息進(jìn)行提?。ɡ肙CR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值，這些關(guān)鍵字在查詢時(shí)輸入，極方便的查詢出這份保險(xiǎn)單。管理和利用通常檔案掃描的后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

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檔案掃描步驟

掃描：

1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描件頁(yè)面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲(chǔ)格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲(chǔ)的文件夾名稱要與該文件的檔號(hào)一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進(jìn)行掃描：掃描過(guò)程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁(yè)數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁(yè)數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過(guò)平掃的檔案掃描后要及時(shí)將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實(shí)體上的頁(yè)碼。掃描完成后將掃描件按原頁(yè)碼順序排列好。

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檔案掃描的意義

(一)提高了經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案通過(guò)新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲(chǔ)費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來(lái)也節(jié)約了大量時(shí)間，從而也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫(kù)也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

(三)提供全1面的服務(wù)工作。檔案數(shù)字化通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行檢索、儲(chǔ)存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案面向社會(huì)服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全1面的服務(wù)工作。

(四)實(shí)現(xiàn)更高的社會(huì)價(jià)值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會(huì)價(jià)值，它也絕1對(duì)是社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程中一個(gè)不可或缺的方面，它承載著過(guò)去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來(lái)。數(shù)字檔案的建設(shè)，涉及不同的領(lǐng)域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會(huì)1主義政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地1推動(dòng)了我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

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