檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計，即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務(wù)，應(yīng)該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌，合理制定工作計劃。如果工作量過大，必然會導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象，使掃描質(zhì)量下降，同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小，掃描速度趕不上檔案移交進館的速度，將會導(dǎo)致檔案的積壓，檔案掃描，而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費比問題。由于掃描工作對設(shè)備功能性要求單一，保險檔案掃描費用，過高的配置會造成資源的浪費，應(yīng)該根據(jù)工作的實際需求，合理配置，提升設(shè)備的性價比，為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復(fù)雜，勢必會遭到抵1制，降低工作效率，應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性，避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

⒋對于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，保險檔案掃描公司，掃描人員應(yīng)核對案卷內(nèi)每一文件的實際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，保險檔案掃描設(shè)備，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時每次將后一頁依次在雙數(shù)頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中，當全部頁數(shù)少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當全部頁數(shù)大于21時可用CTRL E和數(shù)字鍵實現(xiàn)快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時不能選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

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檔案掃描數(shù)據(jù)匯總及處理

數(shù)據(jù)匯總及處理 1、掃描組完成本批次數(shù)據(jù)的自檢后，即可提交給質(zhì)檢組進行檢查。當月數(shù)據(jù)應(yīng)在當月30日時完全提交至質(zhì)檢組。 2、質(zhì)檢組每月5日前完成上一批數(shù)據(jù)的質(zhì)檢，并填寫《掃描數(shù)據(jù)入庫登記》。 3、質(zhì)檢組通過檢查后，對數(shù)據(jù)進行匯總，將本批次匯總數(shù)據(jù)提交“審核數(shù)據(jù)庫”。 4、由系統(tǒng)管理員對“審核數(shù)據(jù)庫”的批次數(shù)據(jù)進行復(fù)檢，并將通過復(fù)檢的數(shù)據(jù)匯總到總檔案掃描數(shù)據(jù)庫中，并提交到“檔案數(shù)據(jù)庫”目錄。 5、系統(tǒng)管理員將復(fù)檢通過的掃描數(shù)據(jù)批次追加到服務(wù)器備份，然后對相關(guān)科1室進行更換和通知。

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