檔案掃描步驟

掃描：

1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描件頁面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，檔案掃描，分辨率為300dpi以上，圖片存儲格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲的文件夾名稱要與該文件的檔號一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進(jìn)行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實(shí)體上的頁碼。掃描完成后將掃描件按原頁碼順序排列好。

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檔案掃描前期工作

1.做好要進(jìn)行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點(diǎn)一線”的方式縫制后裝在案卷盒內(nèi)的。為加快掃描速度，以及確保掃描質(zhì)量，一般將縫制好的檔案拆開，以便于能用高速掃描儀進(jìn)行掃描。在拆線的過程中，應(yīng)該謹(jǐn)防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產(chǎn)生的損傷。對于拆線的速度，應(yīng)該與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組，進(jìn)行分工協(xié)作，一個人負(fù)責(zé)拆，一個人負(fù)責(zé)掃描。同時，在前期處理中，房地產(chǎn)檔案掃描整理，還應(yīng)該對先前檔案整理的規(guī)范性進(jìn)行檢查，如文件名與目錄是否對應(yīng)、檔號章填寫是否正確、件內(nèi)頁數(shù)標(biāo)注是否有誤等，由于歸檔工作的不認(rèn)真，在工作中上述錯誤現(xiàn)象極為普遍。

2.規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范有關(guān)操作流程與標(biāo)準(zhǔn)是對與掃描工作有關(guān)的各個環(huán)節(jié)操作方法的統(tǒng)一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據(jù)可依，以防無效勞動的產(chǎn)生，造成人力、物力資源的浪費(fèi)。一是掃描工作中各個環(huán)節(jié)都要責(zé)任明確，以防在出現(xiàn)問題時互相扯皮，以及由于責(zé)任不明確而造成的管理混亂等。二是規(guī)范掃描工作的操作流程，確保各個環(huán)節(jié)工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領(lǐng)取要掃描的檔案要履行嚴(yán)格的借閱程序、掃描數(shù)據(jù)移交的程序等。三是掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，如掃描數(shù)據(jù)信息的存放格式、分辨率等有關(guān)圖像質(zhì)量參數(shù)的要求。同時，還應(yīng)該加

強(qiáng)對掃描人員關(guān)于操作流程與標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)與傳達(dá)力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

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檔案掃描的意義

(一)提高了經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也節(jié)約了大量時間，從而也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

(三)提供全1面的服務(wù)工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案面向社會服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全1面的服務(wù)工作。

(四)實(shí)現(xiàn)更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕1對是社會歷史發(fā)展進(jìn)程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。數(shù)字檔案的建設(shè)，保險檔案掃描軟件，涉及不同的領(lǐng)域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會1主義政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地1推動了我國各項事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

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