檔案掃描數(shù)據(jù)匯總及處理

數(shù)據(jù)匯總及處理 1、掃描組完成本批次數(shù)據(jù)的自檢后，檔案掃描費(fèi)用，即可提交給質(zhì)檢組進(jìn)行檢查。當(dāng)月數(shù)據(jù)應(yīng)在當(dāng)月30日時完全提交至質(zhì)檢組。 2、質(zhì)檢組每月5日前完成上一批數(shù)據(jù)的質(zhì)檢，檔案掃描軟件，并填寫《掃描數(shù)據(jù)入庫登記》。 3、質(zhì)檢組通過檢查后，對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，將本批次匯總數(shù)據(jù)提交“審核數(shù)據(jù)庫”。 4、由系統(tǒng)管理員對“審核數(shù)據(jù)庫”的批次數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)檢，并將通過復(fù)檢的數(shù)據(jù)匯總到總檔案掃描數(shù)據(jù)庫中，并提交到“檔案數(shù)據(jù)庫”目錄。 5、系統(tǒng)管理員將復(fù)檢通過的掃描數(shù)據(jù)批次追加到服務(wù)器備份，然后對相關(guān)科1室進(jìn)行更換和通知。

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檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計(jì)

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計(jì)，即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃，主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù)，應(yīng)該對本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌，合理制定工作計(jì)劃。如果工作量過大，必然會導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象，使掃描質(zhì)量下降，同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小，掃描速度趕不上檔案移交進(jìn)館的速度，將會導(dǎo)致檔案的積壓，而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描，利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費(fèi)比問題。由于掃描工作對設(shè)備功能性要求單一，過高的配置會造成資源的浪費(fèi)，應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求，合理配置，提升設(shè)備的性價比，為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復(fù)雜，勢必會遭到抵1制，降低工作效率，應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素，確保現(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性，避免設(shè)備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描中注意事項(xiàng)

1.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)

對于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出，必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩，因此應(yīng)該對掃描數(shù)據(jù)做好審查工作，檔案掃描，謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的，檔案掃描多少錢，要重新掃描;對于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除，但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對待，應(yīng)該視“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌?，盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

2.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)

掃描工作的操作對象是檔案實(shí)體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象，因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績之間的關(guān)系。成績的取得是以安全為前提的，為成績而違規(guī)操作，導(dǎo)致問題發(fā)生，必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中，要處處小心，嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定，謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導(dǎo)，幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作，糾正工作中不良習(xí)慣，確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績。

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