檔案掃描數(shù)據(jù)檢查

數(shù)據(jù)檢查內(nèi)容 （一）領(lǐng)取(歸還)檔案環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案檢查 1、掃描組長依據(jù)管理科提供需要掃描的工程檔案號(hào)段，清點(diǎn)卷數(shù)，查看是否斷號(hào)、漏號(hào)。 2、登記《檔案出庫登記表》，注明領(lǐng)取檔案時(shí)間、庫房以及領(lǐng)取時(shí)間，一式兩份，一份由管理科持有，一份由掃描組長持有。 3、領(lǐng)取檔案。組長有序的組織檔案出庫工作，避免在搬移過程檔案遺失。 4、掃描結(jié)束后，將檔案按順序排列，登記《檔案出入庫登記表》，注明歸還時(shí)間，組織歸還。加急檔案則須等待管理科電話通知，不得擅自上架。 5、各組在庫房區(qū)作已掃描和未掃描標(biāo)識(shí)，同時(shí)填寫共享的《檔案領(lǐng)取號(hào)段表》，避免重掃。 注：本環(huán)節(jié)檢查工作由掃描組自行檢查。 （二）掃描環(huán)節(jié)掃描數(shù)據(jù)檢查 1、掃描組自檢 （1）命名規(guī)范性檢查 檢查文件命名是否符合規(guī)范，命名規(guī)范參照新編《檔案掃描文件命名規(guī)則》（詳見附件1） （2）數(shù)據(jù)完整性檢查 檢查總卷數(shù)是否完整；檢查單卷總頁數(shù)是否完整，檔案掃描整理，卷內(nèi)目錄頁數(shù)和頁次是否正確，卷內(nèi)目錄總頁數(shù)與卷內(nèi)備考表是否相符，檢查圖像紙張完整性。 （3）掃描圖像質(zhì)量檢查 質(zhì)量檢查包括掃描分辨率、清晰度、偏斜度、黑邊、文件方向的檢查。 2、質(zhì)檢組復(fù)查 復(fù)查方式和要求與掃描自檢性檢查相一致

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檔案掃描之儀器

檔案掃描儀是利用光電技術(shù)和數(shù)字處理技術(shù)，以掃描方式將圖形或圖像信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的裝置。是專門為檔案館、圖書館等提供的一種掃描書籍的設(shè)備、生產(chǎn)的一種低碳、環(huán)保的新型文檔掃描儀。是應(yīng)用光學(xué)原理矩陣式CCD技術(shù)點(diǎn)對點(diǎn)掃描成像原理，一次性掃描，沒有亮光來回移動(dòng)，不刺眼無輻射，從而大大的提高了工作效率，還方便了讀者的查看與利用。檔案掃描儀是**為檔案館提供的一種數(shù)字化的加工設(shè)備，原理就是利用矩陣式CCD技術(shù)把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成圖像的形式儲(chǔ)存起來，方便之后的查看與利用，也減少了占用的空間非常方便。檔案掃描儀通常是采用矩陣CCD的技術(shù)，快速的識(shí)別檔案文獻(xiàn)，然后進(jìn)行處理儲(chǔ)存的外部計(jì)算機(jī)設(shè)備，這樣減少了大量的人工時(shí)間，也可以利用usb口接外部儲(chǔ)存設(shè)備。

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檔案掃描

數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，檔案掃描，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，檔案掃描設(shè)備，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號(hào)，重新裝訂。

三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質(zhì)不能把檔案給拆分進(jìn)行掃描，都是需要不拆卷直接掃描的，檔案掃描公司，非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便，現(xiàn)在的檔案室都在用這種設(shè)備，例如book2net系列的專門針對檔案用戶定制的機(jī)器。

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