檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)

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要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關(guān)鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，紙制檔案數(shù)字化，一是需要有關(guān)硬件，二是需要電腦軟件。有關(guān)硬件即電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設(shè)計的檔案管理軟件，例如“檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案數(shù)字化的工作流程

1.資料移交

首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場的臨時庫房。在轉(zhuǎn)移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊清點工作，并登記承接時間、總冊數(shù)，并由雙方負責(zé)人在清單上簽字。清點交接工作必須認真仔細，逐筆核對，涉密檔案數(shù)字化，不允許出現(xiàn)任何差錯。這些信息作為資料歸還時檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，將會形成《移交清單》。

2.資料拆分

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。資料掃描設(shè)置主掃崗位和補掃崗位；補掃崗位主要負責(zé)改正圖像質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)的問題。通過掃描，紙質(zhì)資料數(shù)字化為電子資料。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎(chǔ)，直接影響對于紙質(zhì)資料獲取數(shù)字化信息的好壞。

掃描過程對掃描后的文件質(zhì)量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。

按照技術(shù)指標，掃描時應(yīng)根據(jù)資料紙張的質(zhì)地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。

4.圖像處理

掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進行如下處理：圖像旋轉(zhuǎn)、校正還原，以符合閱讀習(xí)慣；圖像去原始信息外臟點、斑點去除，如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應(yīng)遵循保持原貌的原則。

5.插圖頁面處理

資料中有插圖的要在掃描時對掃描閥值做相應(yīng)調(diào)整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時，檔案數(shù)字化，應(yīng)該用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。

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檔案數(shù)字化定義

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料，為了充分發(fā)揮檔案資源的價值，必須要解決好檔案的收集、保存和利用的問題，但長期以來，我們的檔案資料固守傳統(tǒng)的模式，一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便，對檔案的備份也需要大量的人力物力，而且容易出現(xiàn)錯誤，這對社會經(jīng)濟的發(fā)展不利，隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的數(shù)字化已成為必然的趨勢。

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