檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案管理數(shù)字化是信息時代的必然要求，建設數(shù)字化的檔案管理應注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。

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檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)

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要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關(guān)鍵的動作就在于需要將紙質(zhì)的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關(guān)硬件，二是需要電腦軟件。有關(guān)硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件，涉密檔案數(shù)字化，例如“檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

保密文件銷毀

把用戶的需求放在首位一直是檔案工作的目標，但傳統(tǒng)的檔案服務主要局限于閱覽室，然而到檔案館的用戶只是所有用戶中很小一部分比例。做為一種不可替代的社會信息資源，檔案信息不僅被傳統(tǒng)的習慣于利用紙質(zhì)檔案原件或復印件，習慣于到檔案館使用照片檔案和聲像檔案的檔案利用者所需要，也是熟練掌握各種信息工具，習慣于輕點鼠標在網(wǎng)上沖浪的信息用戶應該享有的寶貴財富。英國曼徹斯特大學的檔案同仁對于檔案用戶類型和需求趨勢變化的論述也正好揭示了我國檔案信息利用者的未來需求走向:越來越多的檔案利用者可能是檔案網(wǎng)站的在線用戶，越來越多的檔案信息服務將通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化的形式從實體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。

對于已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)作為主要的信息獲取和利用方式的用戶而言，涉密檔案數(shù)字化軟件，如果沒有數(shù)字化檔案的支持，就無法通過網(wǎng)絡搜索、瀏覽、下1載檔案信息以獲取知識和查閱資料，那么他們的檔案信息需求將無法滿足。毫無疑問，未來的檔案信息需求將越來越多地從實體轉(zhuǎn)向內(nèi)容，從紙張型轉(zhuǎn)向數(shù)字化、多媒體，從到館查閱原件轉(zhuǎn)向搜索和點擊檔案網(wǎng)站。只有尊重新型檔案利用需求的出現(xiàn)，重新定位利用者類型，并對未來利用需求進行理性判斷和預測，才能在社會變化中仍然較好地發(fā)揮檔案的信息價值。 檔案數(shù)字化變革對未來檔案利用有著深遠的意義，是現(xiàn)代資源共享的必然要求。

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