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理單與到貨通知理單：集中托運，總運單項下拆單；分類理單、編號；編制種類單證。到貨通知：盡早、盡快、盡妥地通知貨主到貨情況。正本運單處理：電腦打制海關(guān)監(jiān)管進口貨物入倉清單一式五份用于商檢、衛(wèi)檢、動檢各一份，機場進倉物流，海關(guān)二份。

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提單由貨運公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制，經(jīng)發(fā)貨人確認無誤后簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨，其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，義烏到武漢機場進倉，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發(fā)的時候還必須加注“上船時間”（ON BOARD DATE）字樣，機場進倉價格，這是計算實際交貨期的標準。

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理論上，合同應該“一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑”，可在外貿(mào)實務中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預付款、信譽證等實質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下“信譽證開出后生效”等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價工具。碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信譽證收到再有所行動不遲。

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