展會活動策劃執(zhí)行的13個步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會

 5步：租用申請及活動申請

大多數(shù)參展商會有各種臨時租用物品的需要，這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡(luò)接口等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排提供這些服務(wù)。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術(shù)研討會、交流會、新聞發(fā)布會等，這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細(xì)列出，您可以根據(jù)實際需求填寫表格報名參加，收費的活動在您交納規(guī)定費用后將由主辦方確認(rèn)。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場活動和會議活動，也需要將活動方案和預(yù)定的會議室提前報給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。

6步：制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務(wù)為您更好的宣傳企業(yè)，所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。

常規(guī)的慶典活動策劃中都會用到哪些物料？

1、一般場外的用品有彩虹拱門或者雙龍拱門，因為它們沒有充氣的時候很容易收納，但是充氣后要固定好支點，不要被風(fēng)雨刮倒了。

2、空飄氣球，這是很多大型慶典活動為常用的東西，一個是目標(biāo)物比較高大，其次是球標(biāo)可以用文字直觀的闡述活動的主題，到一定的宣傳作用。

3、背景板、展示板、指示牌等也是慶典活動乃至所有活動策劃中的指示性標(biāo)志，醒目的字體告訴參與活動的人員活動主題，也是慶典活動中不可缺少的元素之一。

4、場內(nèi)的插花一般用于裝飾，比較常用于簽到處或接待處桌面的擺放，一盆這樣美麗的鮮花能讓毫無生氣的桌面充滿生機，也讓到場參加慶典活動的嘉賓們心情愉悅舒暢。

5、有些場內(nèi)的還有主道上的紅地毯、醒目的橫幅條、花籃等等。

6、如果有演出的節(jié)目，還要準(zhǔn)備搭建舞臺、舞臺音響、舞臺投影、舞臺燈光等。

活動策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動的目的確立之后，評價活動的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規(guī)劃，以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本?？腿藗儊碜阅睦飼绊懙交顒拥牡攸c的選擇，當(dāng)然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，活動策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個預(yù)算計劃，以幫助計算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒拥臍v史，如果有的話，就有助于降低活動相關(guān)的成本。

活動花費一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個欄目：一是預(yù)期投入，二是實際花費，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中，把與活動開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費用、服務(wù)費用、贈品費用，以及一些附加費用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。

年會活動慶典策劃的形式有哪些

1.策劃演出型年會。年會主要會邀請國內(nèi)外名星或者藝術(shù)團(tuán)隊演出，以歌曲、現(xiàn)代舞、民族舞、曲藝京劇、小品相聲等形式的文藝節(jié)目為主要表演形式。這是對辛苦一年的員工、顧客和管理者的獎勵，在這個歡樂的時刻讓大家的心理和身體得到放松，同時是為公司一年更比一年好的美好祝愿。

2.策劃會議型年會。在會議中總結(jié)一年公司經(jīng)歷的風(fēng)風(fēng)雨雨，同時也為公司以后一年的整體規(guī)劃和前瞻性的戰(zhàn)略做準(zhǔn)備，從而提高企業(yè)員工的歸屬感和認(rèn)同感。在一個相對嚴(yán)肅的場合進(jìn)行年終總結(jié)和獎勵，總結(jié)所犯的錯誤，獎勵為公司做出貢獻(xiàn)的員工。

3.策劃酒會型年會。整個年會以酒會的形式進(jìn)行，員工和老板以及顧客都在一個平臺上溝通交流。在一個愉快的氛圍下上司傳達(dá)對下屬的要求和期盼，客戶傳達(dá)對產(chǎn)品和服務(wù)的需求?！坝兄闹?，無則加勉”，為企業(yè)大步向前搭建一個溝通的基礎(chǔ)，這是一個極有效率的年會形式。