檔案掃描

⒈認(rèn)真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

⒋對于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時進(jìn)行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時每次將后一頁依次在雙數(shù)頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實(shí)際操作過程中，當(dāng)全部頁數(shù)少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當(dāng)全部頁數(shù)大于21時可用CTRL E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時不能選擇過濾，當(dāng)紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

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檔案掃描背景

在檔案的數(shù)字化加工工作中，需要將紙質(zhì)文件進(jìn)行圖像掃描工作?，F(xiàn)有的掃描設(shè)備包含單頁文檔掃描儀和多頁文檔掃描儀。其原理都是利用在文件表面移動ccd圖像攝像頭已達(dá)到圖像掃描的結(jié)果。這樣的做法的好處是圖像掃描的精度高清晰度好；但是掃描的速度慢，因?yàn)槭峭ㄟ^位移掃描頭來實(shí)現(xiàn)掃描，位移需要一個時間。另一方面如果采用多頁文檔掃描儀進(jìn)行多頁掃描，由于進(jìn)紙時候采用傳統(tǒng)的滾輪摩擦進(jìn)紙的方式，對紙質(zhì)有一個要求，太薄的文件無法進(jìn)行自動進(jìn)紙掃描。以上兩種常用的掃描儀都需要在整個工作過程中有人在場，不適合檔案數(shù)字化加工中應(yīng)對大量的、樣式多樣的加工內(nèi)容需求。

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檔案掃描的意義

(一)提高了經(jīng)濟(jì)效益。數(shù)字化管理檔案通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也節(jié)約了大量時間，從而也避免了因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫也從原本的文件實(shí)體保管擴(kuò)展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

(三)提供全1面的服務(wù)工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進(jìn)行檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，為檔案面向社會服務(wù)大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全1面的服務(wù)工作。

(四)實(shí)現(xiàn)更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕1對是社會歷史發(fā)展進(jìn)程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。數(shù)字檔案的建設(shè)，涉及不同的領(lǐng)域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會1主義政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地1推動了我國各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

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