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發(fā)布時(shí)間：2020-07-27 06:00

檔案管理咨詢之檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特1制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

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檔案管理咨詢之檔案管理流程

一、立卷歸檔

檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類上架。

二、借閱

1、本單位人員借閱檔案

由本人提出書(shū)面申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

2、外單位人員查閱檔案

查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作

1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時(shí)做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷

3、次年初，兼職檔案員（資料員）對(duì)收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）

4、三月上旬檔案室對(duì)各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)

5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷

6、兼職檔案員（資料員）填寫(xiě)移交清單，并向單位檔案室移交檔案

7、檔案室對(duì)案卷進(jìn)行分類、整理

8、編制檔號(hào)

9、編制案卷目錄等各種檢索工具

10、入庫(kù)

11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安

12、開(kāi)展檔案的利用

13、進(jìn)行文件匯編，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

檔案管理咨詢之檔案的保管

檔案的保管是指對(duì)己經(jīng)整理好并已存入庫(kù)房及其柜架中的檔案進(jìn)行日常維護(hù)和管理。檔案保管的基本任務(wù)有兩個(gè)：一是維護(hù)檔案實(shí)體的管理秩序，使檔案在庫(kù)房中存放和使用時(shí)始終有序；二是保護(hù)檔案實(shí)體，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，盡量延長(zhǎng)檔案的“壽命”。

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