檔案掃描工作中的幾點注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損,都會對檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護,確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內(nèi),以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節(jié)的控制,不在掃描工作臺上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時,應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應(yīng)確保檔案信息的安全,嚴(yán)禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實體相比較更容易丟失,一個不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,1好做到掃描機器的專機專用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對存儲數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級,其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個人移動存儲設(shè)備接入掃描用機。

檔案掃描操作規(guī)范

操作規(guī)范： 檢查電源→開啟機器→掃描→補掃→機器保養(yǎng) 1、先檢查機器，再按規(guī)定分別開啟掃描儀和計算機，做好掃描前的一切準(zhǔn)備工作。 2、領(lǐng)取檔案，進行掃描。掃描前必須根據(jù)檔案序號等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無黑邊、無雜點。 3、掃描時桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發(fā)生；掃描后的文件及時歸盒，移交下一環(huán)節(jié)。 4、愛惜機器設(shè)備，加強設(shè)備的維護保養(yǎng)，能及時處理作業(yè)中一般故障。 5、認真填寫生產(chǎn)流程表和掃描情況統(tǒng)計。

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檔案掃描背景

在檔案的數(shù)字化加工工作中，需要將紙質(zhì)文件進行圖像掃描工作?，F(xiàn)有的掃描設(shè)備包含單頁文檔掃描儀和多頁文檔掃描儀。其原理都是利用在文件表面移動ccd圖像攝像頭已達到圖像掃描的結(jié)果。這樣的做法的好處是圖像掃描的精度高清晰度好；但是掃描的速度慢，因為是通過位移掃描頭來實現(xiàn)掃描，位移需要一個時間。另一方面如果采用多頁文檔掃描儀進行多頁掃描，由于進紙時候采用傳統(tǒng)的滾輪摩擦進紙的方式，對紙質(zhì)有一個要求，太薄的文件無法進行自動進紙掃描。以上兩種常用的掃描儀都需要在整個工作過程中有人在場，不適合檔案數(shù)字化加工中應(yīng)對大量的、樣式多樣的加工內(nèi)容需求。

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數(shù)據(jù)掃描錯誤糾正和記錄

錯誤糾正和記錄 1、屬于明顯掃描及整改過程錯誤，不需要調(diào)用檔案核對的，由質(zhì)檢組直接進行糾正，并告知掃描組。 2、存在錯誤或疑問，需要調(diào)用檔案核對的，由質(zhì)檢組通知掃描組，糾正后再發(fā)給質(zhì)檢組復(fù)核。 3、對存在錯誤的事項，由質(zhì)檢員在相應(yīng)數(shù)據(jù)表記錄的“檢查員”、“檢查時間”進行登記，錯誤原因在“備注”字段進行標(biāo)注，以便于復(fù)核及統(tǒng)計匯總。 

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