檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準(zhǔn)備

1.做好掃描工作的頂層設(shè)計(jì)

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設(shè)計(jì),即掃描工作與有關(guān)工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個(gè)方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務(wù)的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門(mén)一個(gè)年度內(nèi)掃描工作任務(wù)量與其他工作之間的關(guān)系。掃描工作是一項(xiàng)常態(tài)化的任務(wù),應(yīng)該對(duì)本單位目前既有的工作量進(jìn)行統(tǒng)籌,合理制定工作計(jì)劃。如果工作量過(guò)大,必然會(huì)導(dǎo)致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時(shí)還會(huì)影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過(guò)小,掃描速度趕不上檔案移交進(jìn)館的速度,將會(huì)導(dǎo)致檔案的積壓,而且也會(huì)使這些檔案無(wú)法得到及時(shí)、有效的利用。三是規(guī)劃好要進(jìn)行掃描的檔案之間先后順序的關(guān)系。應(yīng)該按照對(duì)檔案利用需求的急緩程度進(jìn)行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進(jìn)行掃描。

2.掃描工作軟硬件設(shè)備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎(chǔ),良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設(shè)備配置的效費(fèi)比問(wèn)題。由于掃描工作對(duì)設(shè)備功能性要求單一,過(guò)高的配置會(huì)造成資源的浪費(fèi),應(yīng)該根據(jù)工作的實(shí)際需求,合理配置,提升設(shè)備的性?xún)r(jià)比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應(yīng)該充分考慮到檔案部門(mén)中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎(chǔ)上,兼顧軟件的可操作性和簡(jiǎn)便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過(guò)于復(fù)雜,勢(shì)必會(huì)遭到抵1制,降低工作效率,應(yīng)該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點(diǎn)。再次就是設(shè)備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確?，F(xiàn)階段的配置能夠滿(mǎn)足在今后一定時(shí)期內(nèi)的可用性,避免設(shè)備因不能滿(mǎn)足發(fā)展的需求而過(guò)早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，只有提高1檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力，才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專(zhuān)家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶(hù)的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容，以為用戶(hù)及時(shí)提供的檔案信息。

同時(shí)，現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進(jìn)程，使用檔案管理專(zhuān)業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，給檔案管理工作帶來(lái)很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描工作質(zhì)量要求

1.所有進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像加工處理及檔案資料的拆卷、裝卷、組盒需恢復(fù)原樣，不得出現(xiàn)前后頁(yè)錯(cuò)裝，案卷之間的張頁(yè)錯(cuò)裝以及漏裝的情況，文件裝訂還原準(zhǔn)確率達(dá)到100％。對(duì)于個(gè)別字跡模糊或易褪變的文件，如傳真件等，條件允許的并經(jīng)客戶(hù)單位同意，可復(fù)1制一份附上一并裝訂，對(duì)于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、 圓珠筆同時(shí)存在的，以文件主要部分的清晰為準(zhǔn)，必要時(shí)可一頁(yè)多掃。

2、 按檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求掃描后的圖像為T(mén)IFF格式或JPG格式（彩色，300dpi，JPEG2000無(wú)損壓縮格式）高品質(zhì)保存，同時(shí)需轉(zhuǎn)換為PDF格式與南匯檔案綜合信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相掛接以提高查詢(xún)利用；驗(yàn)收確認(rèn)的數(shù)據(jù)，由投1標(biāo)單位完成系統(tǒng)掛接，并同時(shí)提供二套備份。 

3、 掃描件存儲(chǔ)、掛接格式要求：套數(shù)據(jù)：JPEG格式保存，以案卷級(jí)為單位建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，刻錄一套光盤(pán)進(jìn)行保管用于永1久備份；第二套數(shù)據(jù)：將套數(shù)據(jù)以文件級(jí)為單位合并為一個(gè)獨(dú)立PDF文件用于掛接系統(tǒng)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，刻錄一套光盤(pán)進(jìn)行保管用于永1久備份。

4、 掃描必須按照案卷標(biāo)明的頁(yè)碼順序進(jìn)行掃描，不允許有重復(fù)、跳號(hào)、漏號(hào)的情況。掃描要完整，包括文件上的收文章、頁(yè)碼、有關(guān)標(biāo)記等，都必須納入圖像范圍。本次掃描幅面基本采用A4幅面，文件材料以彩色掃描方式進(jìn)行為主，根據(jù)檔案實(shí)際以區(qū)檔案館要求為準(zhǔn)輔以灰度掃描，彩色掃描分辨率300dpi。 

5、 保證校正完畢的圖像文件頁(yè)面端正，看不出明顯的傾斜現(xiàn)象，允許的傾斜度不得大于3度；保待檔案影像與原件的一致性和原樣性，對(duì)影響圖像質(zhì)量的各類(lèi)問(wèn)題通過(guò)糾偏、去污、拼接、裁邊等技術(shù)手段加以處理。對(duì)于掃描后圖像文件中的污點(diǎn)要進(jìn)行清除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。（在50％的比例下看不到污點(diǎn)）；無(wú)論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理

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