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首先確保復(fù)印機工作在一個干凈的環(huán)境中，讓復(fù)印機遠離灰塵的侵襲，同時也要讓它遠離水，另外不要在復(fù)印機上面板上放置太重的物品;其次，要注意不要讓類似、回形針或圖釘之類的金屬，掉入到復(fù)印機內(nèi)，以免這些金屬接觸到工作電路板，導(dǎo)致復(fù)印機內(nèi)部電子元氣件工作短路，從而損壞復(fù)印機;無論在插拔電源、線纜，還是排除卡紙故障等，都必須將復(fù)印機電源切斷后，再進行操作，要是帶電操作的話，復(fù)印機的壽命將會不知不覺地被縮短。清潔復(fù)印機時，請不要使用化學(xué)溶劑，也不要使用質(zhì)地比較硬的濕布，來清潔復(fù)印機內(nèi)部的灰塵、碎紙屑、污跡，更不要使用類似面巾紙之類的紙制品，清潔復(fù)印機內(nèi)部，以免將紙屑殘留在復(fù)印機里。

例如每月需要使用復(fù)印機的印量在3000-5000張。因為當(dāng)前的復(fù)印機租賃行業(yè)進行計費方法都是按照每張收費的，因此在租賃復(fù)印機前，必須要對于自己的印量有估計的統(tǒng)計，這樣才可以對于復(fù)印機租賃的費用有一個預(yù)算。因為彩色復(fù)印機和黑白復(fù)印機租賃的價格是不同的。如果，公司完全沒有彩色打印的需求，所以只需要租賃黑白復(fù)印機即可。

一次性購買復(fù)印機是一項具有一定風(fēng)險的投資，因為復(fù)印機市場行情一直都處在波動狀態(tài)，一不小心很容易買貴了，而且市場上充斥著翻新貨，如果不懂行情，很容易踩坑。因此，與其承擔(dān)這部分風(fēng)險不如按照您的使用情況進行支付，把這項費用變成更人工支出一樣的固定費用似乎更合理的：在整個租賃安排中支付的款項不受利率變化的影響;因此您可以提前準(zhǔn)確地計劃租賃付款，納入預(yù)算管理更為科學(xué)。