會議活動布置策劃的選擇

1, 列出可供選擇的清單

確定了場地，策劃的工作就進(jìn)入了快車道，通過以下步驟，整個會議策劃方案就會很快出爐了：整體策劃框架草擬，按照之前的工作和現(xiàn)有的所有信息，先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會，這個會議上，你需要把專業(yè)的會議策劃人士找來，比如SINO-MEETING；也要把主要的決策人員找來，在你的草擬方案基礎(chǔ)上，展開討論和動腦落稿-再討論-修正-再討論，一般，從一稿的策劃書到落實的方案，如果策劃人員經(jīng)驗到位的話，多3次往返討論，就可以把方案細(xì)化到執(zhí)行層面，是否到了細(xì)化到了執(zhí)行面，關(guān)鍵要看是否已經(jīng)擬出了“工作時間進(jìn)程表”“任務(wù)分工表”“物品清單”“成本分析表”這幾張重要的執(zhí)行文件。

                                                          會議活動布置策劃的組織分工

 a.會務(wù)組：5261負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場4102布置、會議接待簽到1653等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組：負(fù)責(zé)擬定會議方案，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要、簡報等工作。
       c.接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)等服務(wù)等工作。
       d.宣傳組：負(fù)責(zé)會議的娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。
       e.財務(wù)組：負(fù)責(zé)會議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身案例和財務(wù)安全、保密工作。

會議活動布置策劃的會場選擇

選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn):

一:大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國丘吉爾曾說:"不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。"

二:地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

三:附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因為"上次會議是從這里開的，沒出什么問題，"就草率地認(rèn)為"這回也會同樣順利"。否則，可能會造成損失。

四:要有停車場。現(xiàn)代社會召集的會議，"一雙草鞋一把傘"趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

會議活動布置策劃的籌劃細(xì)節(jié)

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序。

⒈信息發(fā)布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

⒉回執(zhí)--對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息--明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達(dá)目的地的時間、迎送要求等等)和確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。

⒊回執(zhí)可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知--如果會務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，需要發(fā)出確認(rèn)通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。