檔案管理軟件的起源

相比于紙質(zhì)檔案管理的復(fù)雜，電子化的檔案管理更加便捷。{精}軟件的誕生，并不比當(dāng)年的財(cái)務(wù)管理軟件晚多少，當(dāng)用友也還是一家小公司的時(shí)候，檔案管理軟件也已經(jīng)開始出現(xiàn)了，早可以追溯到八十年代未及九十年代初，從那個(gè)時(shí)候開始算起，也有近三十年的發(fā)展了。只是很可惜，雖然我們從無(wú)人敢說(shuō)檔案管理工作不重要，但“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)不要”的現(xiàn)象，在檔案工作身上，仍體現(xiàn)的淋漓盡致

電子檔案

計(jì)算機(jī)發(fā)展我們已經(jīng)高邊了傳統(tǒng)紙質(zhì)上的檔案，實(shí)現(xiàn)了電子檔案，而電子檔案需要有一套智慧檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)。電子檔案是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中對(duì)于電子檔案進(jìn)行了專業(yè)技術(shù)定義，是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。其中，電子文件指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

電子檔案管理的關(guān)鍵

計(jì)算機(jī)處理速度要高于人類大腦，各類數(shù)據(jù)的匯總都轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)處理，檔案也開始走向電子化。智慧檔案管理系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵點(diǎn)留存元數(shù)據(jù)通過(guò)留存元數(shù)據(jù)的方式,將電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)全部記錄下來(lái)，便于確保文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。為識(shí)別形成和捕獲數(shù)字文件的技術(shù)環(huán)境和維護(hù)文件的技術(shù)環(huán)境管理提供支持，以便在需要真實(shí)性文件時(shí)可以隨時(shí)文件；同時(shí)為實(shí)現(xiàn)文件在不同環(huán)境、計(jì)算機(jī)平臺(tái)或保管策略之間的有效遷移提供支持。