案卷的保存期限和銷毀

　　保存期限　　已結案的案卷可分成：未授權結案(視為撤回、撤回和駁回等) 的案卷和授權后結案(視為放棄取得專利權、主動放棄專利權、未繳年費專利權終止、專利權期限屆滿和專利權被宣告全部無效等) 的案卷兩種。未授權結案的案卷的保存期限不少于二年，一般為三年;授權后結案的案卷的保存期限不少于三年，一般為五年。保存期限自結案日起算。有分案申請的原申請的案卷的保存期從最后結案的分案的結案日起算。作出不受理決定的專利申請文件保存期限為一年。保存期限自不受理通知書發(fā)出之日起算。銷毀前通過計算機作出案卷銷毀清冊，該清冊記載被銷毀的案卷的案卷號、基本著錄項目、銷毀日期。清冊經(jīng)主管局長簽署同意銷毀后，由主管案卷部門實施銷毀工作。

退件的處理和文件的查詢

　　1、退件的處理

　　郵寄退回的通知和決定由發(fā)文部門作計算機登錄，再轉送相關部門進行處理。

　　處理退件首先應當根據(jù)申請文檔中申請人、專利代理機構提供的各種文件進行分析，查清退件的原因。能夠重新確定正確地址和收件人的，更正后重新發(fā)出。

　　退件經(jīng)過處理仍無法郵寄或者再次被退回時，根據(jù)通知和決定的性質，必要時采用公告的方式送達當事人。

　　退件(連同信封) 應當存檔。

　　2、文件的查詢

　　當事人陳述未收到專利局的某一通知和決定的，應當由退件處理部門進行查詢。查詢首先在專利局發(fā)文部門進行，查詢結果(包括通知和決定的發(fā)文日期、掛i號號碼和收件人) 應當由退件處理部門通知當事人。

　　當事人需要進一步了解送達情況的，應當辦理郵路查詢手續(xù)，由發(fā)文部門通過當?shù)剜]局查詢收件人所在郵政部門。查詢結果表明未送達的責任在專利局或者郵局的，應當按照新的發(fā)文日重新發(fā)出有關通知和決定;查詢結果表明未送達的責任在收件人所在單位收發(fā)部門或者收件人本人及其有關人員的，專利局可以根據(jù)當事人的請求重新發(fā)出有關通知和決定的復印件，但不得變更發(fā)文日。

　　郵路查詢時效為十個月，自發(fā)文日起計算。

專利局在初步審查中，對于申請文件中不符合《專利法》要求的，應當給予申請人補正機會，通知申請人在指i定期限內補正。申請人無正當理由不補正的，其申請視為撤回。補正后仍不符合要求的，專利局應當予以駁回。申請人不服的，可以請求專利復審委i員會復審。

??《專利法》第40條規(guī)定;“實用新型和外觀設計專利申請經(jīng)初步審查沒有發(fā)現(xiàn)駁回理由的，由國務i院專利行政部門做出授予實用新型專利權或外觀設計專利權的決定，發(fā)給相應的專利證書，并予以登記和公告。實用新型專利權和外觀設計專利權自公告之日起生效?！痹撘?guī)定表明，我國對于實用新型專利和外觀設計專利僅進行初步審查。因此，專利局應依照《專利法》對實用新型和外觀設計的初步審查的要求進行嚴格審查，對符合授權條件的申請及時授予專利權。

??審查目的

??專利形式審查的主要目的是查明申請專利的發(fā)明是否符合《專利法》關于形式要求的規(guī)定，為以后的公開和實質審查做準備;查明申請專利的實用新型和外觀設計是否符合《專利法》關于授予專利權的規(guī)定，對符合授予條件的實用新型和外觀設計依法授予專利權。

著錄項目變更手續(xù)的審批

　　審查員應當依據(jù)當事人提交的著錄項目變更申報書和附具的證明文件進行審查。著錄項目變更申報手續(xù)不符合規(guī)定的，應當向辦理變更手續(xù)的當事人發(fā)出視為未提出通知書;著錄項目變更申報手續(xù)符合規(guī)定的，應當向有關當事人發(fā)出手續(xù)合格通知書，通知著錄項目變更前后的情況，應當予以公告的，還應當同時通知準備公告的卷期號。

　　著錄項目變更涉及權利轉移的，手續(xù)合格通知書應當發(fā)給雙方當事人。同一次提出的申請人(或專利權人) 涉及多次變更的，手續(xù)合格通知書應當發(fā)給變更前的申請人(或專利權人) 和變更最后的申請人(或專利權人)。手續(xù)合格通知書中的申請人(或專利權人) 應當填寫變更后的申請人(或專利權人)。涉及專利代理機構更換的，手續(xù)合格通知書應當發(fā)給變更前和變更后的專利代理機構。與此同時，審查員還應當作如下處理：

　　(1)涉及享有費用減緩的：

　　(i)申請人(或專利權人) 全部變更的，變更后的申請人(或專利權人) 未提出費用減緩請求的，不再予以費用減緩，審查員應當修改數(shù)據(jù)庫中的費用減緩標記，并通知申請人(或專利權人)。

　　(ii) 變更后申請人(或專利權人) 增加的，新增的申請人(或專利權人) 未提出費用減緩請求的，不再予以費用減緩，審查員應當修改數(shù)據(jù)庫中的費用減緩標記，并通知申請人(或專利權人)。

　　(iii) 變更后申請人(或專利權人) 減少的，申請人(或專利權人) 未再提出費用減緩請求的，費用減緩標準不變。

　　變更后的申請人(或專利權人) 可以根據(jù)專利費用減緩辦法重新辦理請求費用減緩的手續(xù)。

　　(2) 變更前申請人(或專利權人) 填寫了聯(lián)系人的，變更后的申請人(或專利權人) 未指定原聯(lián)系人為其聯(lián)系人的，審查員應當刪除數(shù)據(jù)庫中變更前的申請人(或專利權人) 指定的聯(lián)系人信息。

　　(3) 涉及委托專利代理機構的，變更后的申請人(或專利權人) 未委托專利代理機構的，審查員應當刪除數(shù)據(jù)庫中變更前的申請人(或專利權人) 委托的專利代理機構信息。

　　(4)按規(guī)定應當在專利公報上公告變更情況的，例如專利權人的變更等，應當公告著錄項目變更前后的情況。

　　(5)專利代理機構名稱、地址變更以及按照專利代理條例撤銷專利代理機構的，應當作如下處理：

　　(i)對于因專利代理機構的集體著錄項目變更和專利代理機構被撤銷需要統(tǒng)一處理的， 統(tǒng)一修改數(shù)據(jù)庫中有關著錄項目。

　　(ii)被撤銷專利代理機構的專利申請(或專利) 的申請人(或專利權人) 是中國內地個人或者單位的，自撤銷公告之日起，第1署名申請人(或專利權人) 視為專利申請的代表人，另有聲明的除外。申請人(或專利權人) 也可以重新委托其他專利代理機構。