基于局域網(wǎng)運行的檔案管理軟件

技術(shù)在進步，讓電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計操作越來越簡單，越來越友好，第二代基于局域網(wǎng)運行的檔案管理軟件；可以在用戶內(nèi)網(wǎng)進行網(wǎng)上檔案查詢利用的時候，時間已經(jīng)來到了2000年左右，這又是一次重大的、計算機技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的利用推動，很多用戶開始將檔案數(shù)據(jù)置于單位內(nèi)網(wǎng)，并通過權(quán)限控制手段，向內(nèi)部員工提供檔案數(shù)據(jù)的查詢利用，檔案利用人員發(fā)現(xiàn)可以通過自己的電腦查詢檔案來替代多次跑到檔案室去查詢檔案；

檔案安全管理

紙質(zhì)檔案的保存不容易，長時間紙張容易泛黃，字跡不清晰。而對于電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計我們也需要進行安全管理。一是充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉(zhuǎn)變觀念，層層把關(guān)，層層負責(zé)，嚴格管理。提高電子檔案安全防護能力，力爭做到無授權(quán)的用戶進不來、看不見、改不了，保證電子檔案的原始性和真實性。二是必須以國家及地方或行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作，特別是針對應(yīng)長期保的等重要文件，必須嚴格操作程序，嚴禁越權(quán)辦理，在存儲時要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，適當(dāng)選用加密技術(shù)，保證電子檔案傳輸過程中的安全。四是加強用令管理，合理設(shè)置口令和更換周期，防止被人盜用，上網(wǎng)和越權(quán)訪問，對文件密級進行嚴格管理，同時要單機操作，專機專用。定期進行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認真做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，可根據(jù)單位實際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲等。

檔案安全性

除了保存的安全性，保證服務(wù)器數(shù)據(jù)不丟失外，電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計在用戶使用這里也應(yīng)該考慮到文檔安全性，針對不同部門，不同職級，不同身份進行了權(quán)限設(shè)置，對組織架構(gòu)進行了虛擬化；也就是說，企業(yè)里的每一個員工身份都架構(gòu)在了系統(tǒng)里面，每個員工在系統(tǒng)里面的操作都可以進行實時跟蹤和了解，這樣就能保證到我們檔案的安全性。并且因為進行了權(quán)限的設(shè)置，對于某些機要文件，沒有權(quán)限的員工是無法觀看到內(nèi)容或者搜索也搜不出來；這樣就有效的保證了企業(yè)機要文件的安全。

實現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值所在

從紙質(zhì)檔案到電子化檔案，電子信息時代讓檔案實現(xiàn)了無紙化，不僅僅是節(jié)約用紙。電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計可提供即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)檔案數(shù)字化使資料查詢歸檔便利，提高辦公效率使得檔案庫從文件實體的保管變成提供利用方便的信息控制中心檔案數(shù)字化讓檔案使用更加安全，對大量歷史久遠的檔案材料作了更好的保護，同時有效防止檔案篡改行為