檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報(bào)等各類信息1大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)：文檔掃描批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進(jìn)行文檔掃描。圖像處理對圖像進(jìn)行去歪斜，黑點(diǎn)、黑邊等操作。提取有效信息對圖像中有用的信息進(jìn)行提取（利用OCR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值，這些關(guān)鍵字在查詢時(shí)輸入，極方便的查詢出這份保險(xiǎn)單。管理和利用通常檔案掃描的后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

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檔案掃描中注意事項(xiàng)

1.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)

對于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)地查出,必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩,因此應(yīng)該對掃描數(shù)據(jù)做好審查工作,謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除,但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對待,應(yīng)該視“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌?盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

2.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)

掃描工作的操作對象是檔案實(shí)體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象,因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績之間的關(guān)系。成績的取得是以安全為前提的,為成績而違規(guī)操作,導(dǎo)致問題發(fā)生,必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定,謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導(dǎo),幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作,糾正工作中不良習(xí)慣,確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績。

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拆卷檔案掃描

拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對掃描件數(shù)量，防止遺失。

2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時(shí)，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時(shí)合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號、頁數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

4、對于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進(jìn)行壓平處理，并確保每頁紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

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