檔案掃描

⒈認真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進行左右旋轉90或270度處理，以符合閱讀習慣。

⒋對于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個別較大的黑點、黑線條、黑框、黑邊時進行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導致的紙張破損或斷裂時，應盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應核對案卷內(nèi)每一文件的實際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時應在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時每次將后一頁依次在雙數(shù)頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實際操作過程中，當全部頁數(shù)少于21時可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當全部頁數(shù)大于21時可用CTRL E和數(shù)字鍵實現(xiàn)快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設置參數(shù)時應根據(jù)紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時不能選擇過濾，當紅底黑字時就要選擇紅色過濾。

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拆卷檔案掃描

拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對掃描件數(shù)量，防止遺失。

2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號、頁數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

4、對于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進行壓平處理，并確保每頁紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

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檔案掃描數(shù)據(jù)匯總及處理

數(shù)據(jù)匯總及處理 1、掃描組完成本批次數(shù)據(jù)的自檢后，即可提交給質(zhì)檢組進行檢查。當月數(shù)據(jù)應在當月30日時完全提交至質(zhì)檢組。 2、質(zhì)檢組每月5日前完成上一批數(shù)據(jù)的質(zhì)檢，并填寫《掃描數(shù)據(jù)入庫登記》。 3、質(zhì)檢組通過檢查后，對數(shù)據(jù)進行匯總，將本批次匯總數(shù)據(jù)提交“審核數(shù)據(jù)庫”。 4、由系統(tǒng)管理員對“審核數(shù)據(jù)庫”的批次數(shù)據(jù)進行復檢，并將通過復檢的數(shù)據(jù)匯總到總檔案掃描數(shù)據(jù)庫中，并提交到“檔案數(shù)據(jù)庫”目錄。 5、系統(tǒng)管理員將復檢通過的掃描數(shù)據(jù)批次追加到服務器備份，然后對相關科1室進行更換和通知。

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