墨粉一旦用完，一般會(huì)在控制面板上出現(xiàn)相應(yīng)的提示，告訴你什么時(shí)候該換墨了。要是你不來及為檔案盒打印機(jī)進(jìn)行換墨的話，可能會(huì)對日后的復(fù)印效果造成影響，甚至?xí)p壞檔案盒打印機(jī)內(nèi)部的碳粉盒，或者是感光鼓。以往的檔案盒登記都是手動(dòng)登記，字跡不清楚不說，如此大的量登記起來，相信也不是容易事，更大的問題是這樣登記好的檔案盒不易保存。過10幾年，變得字跡模糊，查閱起來非常不方便。選好紙張也是檔案盒打印機(jī)出租過程中的很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在挑選復(fù)印張之前，你可以先測試一下該紙張能否在自己的檔案盒打印機(jī)中，取得好的復(fù)印效果，要是效果不錯(cuò)的話，可以多買一些。

可以根據(jù)設(shè)備使用率而設(shè)定具體租金結(jié)算方式，特別條款并可以預(yù)估幾個(gè)月甚至幾年要發(fā)生的費(fèi)用對于一些季節(jié)性的生意淡旺季尤為重要。租賃合同規(guī)定了固定的支付時(shí)間的提供設(shè)備的期限，租賃公司承擔(dān)了折舊的風(fēng)險(xiǎn)，以及租賃結(jié)束設(shè)備如何處理的問題；租機(jī)：可以根據(jù)需求靈活變化，免費(fèi)更換更適合客戶需求的機(jī)型。買機(jī)：買一臺(tái)較好的機(jī)器前期需投入較大的資金，而機(jī)器會(huì)在使用中不斷老化貶值。

買機(jī)：費(fèi)用=購機(jī)成本 使用成本（耗材 維修費(fèi) 上門維修費(fèi) 配件更換費(fèi) 文印專員工資 浪費(fèi)耗損）租機(jī)：僅僅只有每月適當(dāng)?shù)淖饨?！其他費(fèi)用統(tǒng)統(tǒng)為零！短租只需要使用幾天的，這種就比較特殊，如果自己購買肯定不合適，買來幾臺(tái)機(jī)器就用幾天放在那里不用了純屬資源浪費(fèi)，所以租賃比較合適。減少投入，防止資產(chǎn)貶值，復(fù)印機(jī)更換比較方便買機(jī)：機(jī)器買回來就定位了，如果后續(xù)使用不暢，或者隨著公司的發(fā)展無法滿足需求時(shí)您又得花上一大筆錢再購買新機(jī)。