檔案掃描步驟

掃描：

1、設置掃描參數：掃描參數包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式、掃描件頁面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲的文件夾名稱要與該文件的檔號一致，配有相關檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進行掃描：掃描過程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁數處用空白紙張代替掃描相同頁數，方便后期圖像合并；抽走通過平掃的檔案掃描后要及時將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實體上的頁碼。掃描完成后將掃描件按原頁碼順序排列好。

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檔案掃描分辨率

1掃描分辨率參數的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。 2采用彩色模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均選擇大于或等于200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

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檔案掃描數據檢查

數據檢查內容 （一）領取(歸還)檔案環(huán)節(jié)紙質檔案檢查 1、掃描組長依據管理科提供需要掃描的工程檔案號段，清點卷數，查看是否斷號、漏號。 2、登記《檔案出庫登記表》，注明領取檔案時間、庫房以及領取時間，一式兩份，一份由管理科持有，一份由掃描組長持有。 3、領取檔案。組長有序的組織檔案出庫工作，避免在搬移過程檔案遺失。 4、掃描結束后，將檔案按順序排列，登記《檔案出入庫登記表》，注明歸還時間，組織歸還。加急檔案則須等待管理科電話通知，不得擅自上架。 5、各組在庫房區(qū)作已掃描和未掃描標識，同時填寫共享的《檔案領取號段表》，避免重掃。 注：本環(huán)節(jié)檢查工作由掃描組自行檢查。 （二）掃描環(huán)節(jié)掃描數據檢查 1、掃描組自檢 （1）命名規(guī)范性檢查 檢查文件命名是否符合規(guī)范，命名規(guī)范參照新編《檔案掃描文件命名規(guī)則》（詳見附件1） （2）數據完整性檢查 檢查總卷數是否完整；檢查單卷總頁數是否完整，卷內目錄頁數和頁次是否正確，卷內目錄總頁數與卷內備考表是否相符，檢查圖像紙張完整性。 （3）掃描圖像質量檢查 質量檢查包括掃描分辨率、清晰度、偏斜度、黑邊、文件方向的檢查。 2、質檢組復查 復查方式和要求與掃描自檢性檢查相一致

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檔案掃描主要作用

檔案數字化的主要作用，檔案掃描1專業(yè)的機器是非接觸式掃描儀：

①檔案數字化是檔案信息化建設重要內容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要紙質檔案和照片、錄1音、錄1像檔案的數字化;二是現行電子文件歸檔與電子檔案管理。

②檔案數字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永1久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

③檔案數字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

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