檔案管理軟件

電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動化或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，從而、完整地實現(xiàn)人們對各種類型的檔案資料進行電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并對其流轉(zhuǎn)過程進行實時的監(jiān)控。

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檔案管理軟件的作用和意義一

1、準確反映企業(yè)的成長歷程

檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴，何時開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰，何時盈利，何時擴張，戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門的人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)秘密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識。

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檔案管理軟件優(yōu)勢三

更好地實現(xiàn)檔案保密功能

一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進行查檔時，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行了安全設(shè)計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機分離，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法打開1檔案管理系統(tǒng)軟件。

檔案管理軟件的意義一

1、檔案信息數(shù)字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。

數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。

2、檔案信息數(shù)字化是對紙制檔案原件實行有效保護方式。

檔案的原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須較大限度的保護檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。