檔案盒打印機量化使用成本，通過租賃獲得的打印機（或者一體機），除了按約定的單價支付打印費和自備紙張外，不承擔其他費用，如耗材、維修等。同時，也不為機器的磨損和廢棄之后的處置問題而擔心。企業(yè)將只根據(jù)打印量來控制辦公費用。檔案盒打印機，使用專用的檔案盒墨水，是我公司根據(jù)檔案盒的材質(zhì)，研發(fā)生產(chǎn)的，打印在檔案盒上，不僅字跡清晰，而且沒有任何異味，很環(huán)保。切忌在檔案盒打印機打印過程中切斷電源。當打印機在工作狀態(tài)時，電源若突然被切斷，將可能導致線路短路或斷路，從而燒壞線路，甚至損壞機器。當遇見特殊情況需切斷電源時，可先將打印機轉到OFFLINE狀態(tài)，噴頭蓋帽后方可關閉電源，后拔下插頭。

打印機的維護：不要頻繁的開關機拿噴墨打印機舉例來說，噴墨打印機每次開機都會洗下噴頭，這我們都曉得，但是這樣打印機就會處于加電狀態(tài)，很容易發(fā)熱，從而影響運用壽命。所以我們是打印的時分把機器開開，然后集中打印，不打印的時分關掉，一定要按打印機的開關鍵關機，不要直接把插線板關機打印機的搬運打印機要包裝好：假如我們選擇了在購置打印機，那么在打印機運輸中，一塊防護布將機器蓋住。

打印機租賃解決的問題：資產(chǎn)管理用戶并不需要去承擔購買打印機的昂貴費用，這樣就可以折舊自己的風險，在設備老化之后解決的問題，固定費用支付還有設備使用期限。辦公費用減少租用打印機比購置運用均勻儉省30%的費用，用戶不需承當不可預見的費用產(chǎn)生。租用打印機可依據(jù)實踐狀況，隨時晉級改換型號和功用的機器，無需資產(chǎn)再投入，無機器折舊的損失。

此外，選用的復印紙張，必須與檔案盒打印機當前使用的墨粉相兼容，如果不兼容的話，可能會影響復印效果。正確放置復印紙張，可以有效地消除檔案盒打印機卡紙現(xiàn)象。正確放置復印紙張，應該包括按照說明將復印紙張放在進紙盒中，以及使用高質(zhì)量的復印紙，購買者必定要承擔設備過時的風險，造成固定資產(chǎn)投入的進一步加大，如果選擇租賃，風險就會全部轉由租賃公司承擔。