檔案掃描

檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務等）是近幾年才興起的一項服務形式，隨著信息化建設的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術、OCR識別和文檔管理等技術，可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

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檔案掃描主要作用

檔案數(shù)字化的主要作用，檔案掃描1專業(yè)的機器是非接觸式掃描儀：

①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設重要內(nèi)容。檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大方面任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄1音、錄1像檔案的數(shù)字化;二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。

②檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永1久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

③檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

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數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷，當發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。

三是人工立卷歸檔時，經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。

四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質(zhì)不能把檔案給拆分進行掃描，都是需要不拆卷直接掃描的，非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便，現(xiàn)在的檔案室都在用這種設備，例如book2net系列的專門針對檔案用戶定制的機器。

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