活動(dòng)策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動(dòng)的目的確立之后，評(píng)價(jià)活動(dòng)的需求就成了關(guān)鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)日程和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)放在一周的什么時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會(huì)對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的級(jí)別較高，成本可能就會(huì)更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會(huì)影響餐飲成本?？腿藗儊碜阅睦飼?huì)影響到活動(dòng)的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響到成本。在收集了以上信息之后，活動(dòng)策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個(gè)預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒?dòng)的歷史，如果有的話，就有助于降低活動(dòng)相關(guān)的成本。

活動(dòng)花費(fèi)一般分為以下幾個(gè)部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個(gè)種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個(gè)欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動(dòng)成本的底線。在每一個(gè)開支項(xiàng)目中，把與活動(dòng)開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈(zèng)品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動(dòng)可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個(gè)收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會(huì)后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。

舉辦大型活動(dòng)要注意的事項(xiàng)

1.舉辦活動(dòng)應(yīng)本著講求實(shí)效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)。

2.活動(dòng)應(yīng)及早籌劃與確定。邀請(qǐng)國(guó)外、境外人士前來參加活動(dòng)，至少于半年前發(fā)出邀請(qǐng)，寄送項(xiàng)目說明資料。

3.由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動(dòng)，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對(duì)外。

4.確定開幕時(shí)間應(yīng)充分考慮當(dāng)?shù)亟煌ā夂蚣肮ぷ髁?xí)慣等因素，開幕式盡量按原定時(shí)間舉行，避免時(shí)間過長(zhǎng)。

5.開幕式主持人應(yīng)以適當(dāng)方式說明自己的身份(請(qǐng)禮儀小姐擔(dān)任主持人除外)。

6.開幕式宣布的出席活動(dòng)名不宜過多。在介紹出席活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓中，不應(yīng)包括主辦單位的，應(yīng)是外賓、外單位。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面(主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是的則應(yīng)先報(bào));如有外國(guó)駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前(因其是外國(guó)元首的代表)。

7.開幕式剪彩活動(dòng)能免則免，確需安排剪彩活動(dòng)的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應(yīng)以彩帶代替綢帶。

8.在開場(chǎng)稱呼中，可按國(guó)際慣例稱女士們、先生們，或貴賓們、女士們、先生們，后面不必再加朋友們、同志們。

9.講話中歡迎感謝之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時(shí)間。使用現(xiàn)場(chǎng)翻譯時(shí)，應(yīng)盡量控制場(chǎng)面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時(shí)中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對(duì)外賓的尊重。

10.考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國(guó)內(nèi)工作中常用的縮略語或慣用語，如三改一加強(qiáng)、掃黃打非等)或引用古詩、諺語。

11.對(duì)外講話中(含文件、資料)，宜用我國(guó)、中國(guó)政府等。

12.介紹地方或企業(yè)情況時(shí)，要突出重點(diǎn)，語言簡(jiǎn)練，一忌長(zhǎng)篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到;二忌數(shù)字堆砌(如有必要，可提供文字資料)。

公關(guān)活動(dòng)策劃需要有技巧

1.目標(biāo)要明確

確定好目標(biāo)，清楚活動(dòng)想達(dá)到的目標(biāo)是什么?要傳播什么樣的賣點(diǎn)、概念?眼光一定要放長(zhǎng)遠(yuǎn)，提早進(jìn)行調(diào)研，公關(guān)活動(dòng)才會(huì)事半功倍。

2.策劃思路要清晰和周全

活動(dòng)前期宣傳、溝通，活動(dòng)進(jìn)行期執(zhí)行和后期處理都到考慮到位，鮮明的賣點(diǎn)，才能給直接和間接參與的每個(gè)人留下很深刻的印象、產(chǎn)生良好的傳播效應(yīng)，提高活動(dòng)的有效性。

3.執(zhí)行活動(dòng)要到位

活動(dòng)執(zhí)行都是現(xiàn)場(chǎng)直播，不允許失誤，所以一定要將每個(gè)細(xì)節(jié)把控到位，提前做好充分的準(zhǔn)備，嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行策劃方案。出現(xiàn)狀況要冷靜處理執(zhí)行，千萬不要慌張，才能將活動(dòng)做好。