會議活動布置策劃的簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的--回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人--工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

布置會議需要做些什么準(zhǔn)備？

1、制作會場效果圖，與主辦方確認(rèn)；　

2、橫幅/背景板的噴繪制作；　

3、印制手提袋；　

4、租賃音響設(shè)備；　

5、盆花/鮮花；　

6、寄送邀請函/禮品采購、發(fā)放；　

7、布置會場；

8、確定宴會形式及菜譜；

9、車輛的租賃。

10、主持人的選擇：必須根據(jù)不同的主題來選擇風(fēng)格不同的主持人；

11、議程的安排：熱烈的開場音樂，首先將參會人員的注意力全部集中，便于開展后議程；

12、節(jié)目的安排：節(jié)目的編排，必須達(dá)到張弛有度，快慢結(jié)合，讓客戶融入輕松愜意的氛圍；

13、游戲活動：公司及員工與客戶之間的游戲互動，可瞬間拉近彼此的距離；

14、抽獎環(huán)節(jié)：制造懸念，重點突擊，使會議推向高潮；

15、會后禮品：有代表性和紀(jì)念性的媒體答謝會禮品，讓客戶更深刻的記住這次非凡的媒體答謝會。

會議活動布置策劃應(yīng)注意的問題

1、進(jìn)行必要的現(xiàn)場模擬。從經(jīng)驗看，我們應(yīng)該非常重視計劃方案的現(xiàn)場模擬。我們看到一些協(xié)會的活動，都存在這樣的問題：計劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)場模擬。 　

2、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實施設(shè)計，重要的是設(shè)計出操作的規(guī)范程序，這在活動中其實就是對細(xì)節(jié)的把握和處理。 　

3、方案培訓(xùn)。在大型活動里，為了保證活動參與人員的素質(zhì)，進(jìn)行培訓(xùn)顯得尤為重要，這樣不但保證了活動的質(zhì)量，而且會極大地調(diào)動活動參與人員的積極性，使其感覺到參加活動的意義在于學(xué)習(xí)和自身素質(zhì)的提高，更重要的是維護(hù)了社團(tuán)的聲譽和影響力。比如音樂愛好者協(xié)會、舞蹈協(xié)會、風(fēng)行吉他社、演講與辯論協(xié)會、各球類協(xié)會在舉辦活動的時候都可以進(jìn)行培訓(xùn)，同時培訓(xùn)還有一層意思是是對活動工作人員培訓(xùn)，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策劃實施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導(dǎo)、召開會議等進(jìn)行。

會議活動布置策劃的技巧

在策劃方面講兩個技巧性的問題，一個是策劃的眼，這個眼的概念是我從文章的文眼，或者唱歌的歌眼引申出來的。大型活動策劃需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，像一個文眼，歌眼，我們的活動之眼，這時候往往是我們創(chuàng)意大型活動過程中應(yīng)該重點考慮的問題，要有高潮，要有精彩的地方，要把這個活動表達(dá)的更有傳播性，關(guān)鍵看這個高潮是不是設(shè)計的好？如果一個活動創(chuàng)意的核心在哪里？這應(yīng)該是關(guān)鍵。