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檔案掃描
隨著信息化時代的到來,檔案信息電子化、辦公自動化是檔案管理的發(fā)展趨勢,只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力,才能使之成長為時代需要的復(fù)合型人才或信息專家,才能促進檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。
利用網(wǎng)絡(luò)平臺還可以創(chuàng)建虛擬空間來發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息,將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息,提供在線瀏覽功能,檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時補充信息內(nèi)容,以為用戶及時提供的檔案信息。
同時,現(xiàn)階段開展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進程,使用檔案管理專業(yè)軟件,一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備,給檔案管理工作帶來很多的不便另一方面,使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計算機本身的存儲沒有進行加密處理、缺少對計算機毒或黑1客攻擊的防范措施等,存在著安全管理的潛在威脅。
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對紙質(zhì)保護和利用一直是檔案系統(tǒng)的重要工作,紙質(zhì)檔案容易損壞、查閱效率低、無法通過計算機方便利用等問題也一直困擾著檔案人員。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描,將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息是現(xiàn)今采取的比較常見又行之有效的技術(shù)手段。近年來,檔案數(shù)字化加工在我國已經(jīng)由省市級檔案館推進到區(qū)縣級檔案館。從全國范圍內(nèi)看檔案數(shù)字化的增速很快,但由于歷史欠賬過多、各地區(qū)發(fā)展不平衡等原因,已經(jīng)經(jīng)過數(shù)字化加工的檔案占全部檔案的比重還很有限。隨著檔案數(shù)字化在我國進程的不斷加快,掃描檔案存在的一些問題也逐漸引起檔案部門的重視。由于設(shè)備、文件保存質(zhì)量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況,這些問題嚴(yán)重影響到對數(shù)字圖像的OCR(Optical Character Recognition光學(xué)識別技術(shù))識別,以及后期對掃描檔案的利用。本文主要研究利用數(shù)字圖像處理技術(shù)解決掃描圖像存在的問題。由于檔案資源有其自身的保密屬性,在保證質(zhì)量相同的前提下看,本文使用一些公開的掃描圖像來模擬紙質(zhì)檔案的掃描圖像,在MATALB(Matrix Laboratory矩陣實驗室)軟件環(huán)境下進行仿1真。介紹了OCR識別軟件的工作原理,結(jié)合檔案管理的自身特點,對形成的數(shù)字檔案文件的文件格式進行了探討,分析了檔案文件對格式的要求,比較了常見的幾種文件格式。分析了掃描檔案產(chǎn)生噪音的特點,特別是其產(chǎn)生椒鹽噪聲和高斯噪聲的情況,嘗試了灰度直方圖算法、均值濾波、中值濾波等圖像預(yù)處理算法,并提出一種基于中值濾波的自適應(yīng)算法。針對圖像中需要提取加工的信息使用圖像分割技術(shù),將存在信息一致性的圖像區(qū)域整體提取出來進行分析。使用圖像二值化算法確定合適的閾值對圖像信息進行提取,提高OCR識別率。使用邊緣檢測算法,銳化圖像中部分模糊的信息。
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數(shù)字化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。
一是人工立卷時,立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類,盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個人的理解能力不同,對同一份文件有不同的分類,因此不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷質(zhì)量,給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷,然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來,作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物,也可按文件形成的先后順序排列打印,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢,減少了手工操作,提高了工作效率。
二是用傳統(tǒng)的文書立卷方法立卷,當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時,就要拆卷,有要對卷內(nèi)文件從新排序,卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫,重新編號,重新裝訂。
三是人工立卷歸檔時,經(jīng)常需要對文件進行接邊的切邊,稍不留神,就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量,提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌,又能按時完成歸檔工作,不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作。
四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質(zhì)不能把檔案給拆分進行掃描,都是需要不拆卷直接掃描的,非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便,現(xiàn)在的檔案室都在用這種設(shè)備,例如book2net系列的專門針對檔案用戶定制的機器。
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