（三）修繕房屋時。修繕辦公用房或領(lǐng)導(dǎo)干部修繕住房，對房間進行清理，銷毀處理積存的文件、資料，但沒有對存放的文件進行認真清理核對，誤將密級文件夾在舊書報中出售給廢品收購人員，造成失、泄密。如1991年底，某省一位行署專員之妻為修理住房，將多年積存未認真清理的文件、資料、書籍共57公斤，一次賣給小販，其中有幾十份密級文件。

現(xiàn)在文件信息對公司的作用越來越重要，過期的文件要進行及時的銷毀，以免泄漏對公司的經(jīng)營產(chǎn)生嚴重的危害，因此行政人員要定期對需要銷毀的資料進行銷毀，并制定銷毀工作規(guī)范，那么文件銷毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來為大家進行分析。一、定期核對（1）定期核對已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢信息發(fā)放對象和信息來源，并以適當?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過期的條目，并加以標注，定期銷毀過期作廢的文檔。二、銷毀范圍（1）已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷毀的文件。（3）會議上回收的保密文件。（4）不需部門存檔的保密文件。（5）無保存價值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷毀文件類型及注意事項（1）銷毀文件分為紙面文件和電子文件兩類。（2）為了便于跟蹤和備查，對銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。（3）電子類文件刪除后必須清空回收站。

二、粉碎銷毀粉碎是目前文件銷毀方法是比較流行的方式，因為環(huán)保快速同時銷毀量也是非常大，關(guān)鍵是費用也是很少，一套完整的文件銷毀可以在很短的時間內(nèi)用很少的費用完成，如果自己沒有粉碎設(shè)備，可以尋求一些專業(yè)的粉碎公司進行銷毀，也是非常劃算的。三、封存存檔這種方式嚴格意義上可以說不算銷毀，只是死存不處理，前期上雖然感覺還可以承受，但是文件越來越多會占據(jù)很多的辦公空間，對于管理上也是需要耗費人力，因為如果一旦保存不恰當造成流失，那么文件上的內(nèi)容很有可能就會造成泄密，對于公司經(jīng)營的風(fēng)險也是極大的.

2、銷毀標準鑒于目前國際上大多采用碎紙機來銷毀紙質(zhì)文件，所以很多國家都對碎紙殘骸做出相關(guān)規(guī)定。從碎紙殘骸來看，主要分為條狀、顆粒狀和粉狀。國際上比較通用的是德國制定的DIN32757碎紙標準：?保密等級1=12毫米小條保密等級2=6毫米小條保密等級3=2毫米小條(機要)保密等級4=2x15毫米微粒(商業(yè)敏感)保密等級5=0.8x12毫米微粒()保密等級6=0.8x4毫米微粒()(現(xiàn)在國際上將高于保密等級5的粉碎效果,保密效果可達0.8X4毫米的碎紙機，引申為保密等級6，這是DIN32757標準的非的引伸)