（四）單位搬遷時(shí)。單位調(diào)整辦公用房，或者新建辦公大樓，“舊貌換新顏”，搬進(jìn)新樓圖個(gè)新模樣、新氣象，將原有的舊東西統(tǒng)統(tǒng)處理掉，以示喬遷之樂(lè)，結(jié)果樂(lè)極生悲，銷毀文件資料時(shí)，沒(méi)有將密級(jí)文件與非密級(jí)文件分開處理，堆在一起裝上車，拉到廢品收購(gòu)站，造成失、泄密。因?yàn)閱挝话徇w是整個(gè)搬遷，會(huì)將歷年積存下來(lái)的文件資料進(jìn)行處理，這種時(shí)候，一旦發(fā)生失、泄密事件，將是大量的、高密級(jí)的文件的流散失控，后果非常嚴(yán)重。

（二）后環(huán)節(jié)，不會(huì)出錯(cuò)的僥幸心理。有的人清楚銷毀文件的有關(guān)規(guī)定，明明知道自己的行為與規(guī)定相違背，可能會(huì)造成失、泄密的后果，卻心懷僥幸，以為文件從制發(fā)或從收文開始到銷毀，經(jīng)過(guò)了許多程序，許多階段，很長(zhǎng)的時(shí)間，沒(méi)有出問(wèn)題，現(xiàn)在到了銷毀這后的一道環(huán)節(jié)，也不會(huì)出什么問(wèn)題，結(jié)果偏偏出了紕漏，造成失、泄密。如有人運(yùn)送密級(jí)文件去銷毀，文件捆綁不牢，途中丟失，造成失、泄密，就是這種僥幸心理影響下產(chǎn)生的后果。

（二）切實(shí)落實(shí)文件銷毀制度。密級(jí)文件銷毀制度，象其他各項(xiàng)保密制度一樣，大處著眼，小處著手，是總結(jié)不少深刻教訓(xùn)后建立健全的，也是保密工作的經(jīng)驗(yàn)結(jié)晶。制度規(guī)定得很具體，好操作，關(guān)鍵是落實(shí)。只要嚴(yán)格地按要求做，就不會(huì)發(fā)生失、泄密事故?，F(xiàn)在有的地方采取定期銷毀和需銷毀的文件統(tǒng)一由保密工作部門“集中銷毀”的辦法，這是針對(duì)文件銷毀過(guò)程中失、泄密問(wèn)題增多而加強(qiáng)文件銷毀制度落實(shí)工作的一種新的做法。適合采用這兩種方法的地方，不妨使用。

現(xiàn)在文件信息對(duì)公司的作用越來(lái)越重要，過(guò)期的文件要進(jìn)行及時(shí)的銷毀，以免泄漏對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生嚴(yán)重的危害，因此行政人員要定期對(duì)需要銷毀的資料進(jìn)行銷毀，并制定銷毀工作規(guī)范，那么文件銷毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來(lái)為大家進(jìn)行分析。一、定期核對(duì)（1）定期核對(duì)已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢信息發(fā)放對(duì)象和信息來(lái)源，并以適當(dāng)?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過(guò)期的條目，并加以標(biāo)注，定期銷毀過(guò)期作廢的文檔。二、銷毀范圍（1）已過(guò)保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷毀的文件。（3）會(huì)議上回收的保密文件。（4）不需部門存檔的保密文件。（5）無(wú)保存價(jià)值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷毀文件類型及注意事項(xiàng)（1）銷毀文件分為紙面文件和電子文件兩類。（2）為了便于跟蹤和備查，對(duì)銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。（3）電子類文件刪除后必須清空回收站。