會(huì)議活動(dòng)布置策劃如何做好前期準(zhǔn)備？

1：初步策劃/預(yù)估預(yù)算

初步策劃：首先是你活動(dòng)的目的是什么？造勢(shì)策劃執(zhí)行過(guò)多場(chǎng)500余人的活動(dòng)，涉及接引、住宿、例會(huì)、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)，此檔次年會(huì)預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場(chǎng)地的住宿、例會(huì)餐飲；預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個(gè)和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你需要對(duì)接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和會(huì)議策劃公司做出闡述活動(dòng)大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報(bào)審批；

2：后勤人員組織和時(shí)間安排

做出具體工作職責(zé)表和時(shí)間進(jìn)度表，留有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，大型會(huì)議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動(dòng)視覺設(shè)計(jì)留有足夠的時(shí)間，并且通知會(huì)議策劃公司，把場(chǎng)地物料布置和表演部分外包出去；一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會(huì)通報(bào)進(jìn)度。

3：酒店選址

參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實(shí)地調(diào)研，建議參考交通的便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的酒店；而且理想化的是能試吃試住，酒店定好后帶深圳會(huì)議策劃公司實(shí)地測(cè)量場(chǎng)地，并和公司行政部門確定與會(huì)人員名單，交于深圳會(huì)議策劃公司設(shè)計(jì)邀請(qǐng)函，并送出。

4：會(huì)議物料布置和與會(huì)用品采購(gòu)

這兩個(gè)可以交給專業(yè)的會(huì)議策劃公司和公司采購(gòu)，

5：會(huì)議執(zhí)行

提前一到兩天多開彩排會(huì)議，保證隨時(shí)有問(wèn)題隨時(shí)有人解決，其實(shí)以我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問(wèn)題。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。

大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的--回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用電腦簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人--工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的車輛調(diào)度

重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。