會(huì)議活動(dòng)布置策劃準(zhǔn)備什么？

1.桌椅、茶水

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過程和內(nèi)容完整記錄下來，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。

                                                        會(huì)議活動(dòng)布置策劃的預(yù)算

(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲(chǔ)、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                                會(huì)議活動(dòng)布置策劃怎么做？

1、 明確活動(dòng)背景、目的

      2、 明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量

     3、 組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組領(lǐng)導(dǎo)及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署

     4、 根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用

     5、 確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后開始印刷

     6、 發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員

     7、 確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演，防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象

     9、 活動(dòng)前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽等
 
    11、 檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證

    12、 參會(huì)人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等

    15、 檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水

    16、 確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內(nèi)容

    17、 提前一天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排與準(zhǔn)備