檔案文件管理系統(tǒng)對于企業(yè)管理有什么作用？

對于企業(yè)來說，檔案文件管理系統(tǒng)的運用是非常有必要的，它對對于企業(yè)檔案管理起到非常關(guān)鍵的作用，對于當(dāng)下信息化管理而言，它起到非常關(guān)鍵的作用，并且有助于企業(yè)管理的發(fā)展，這是非常有實際意義的。

 檔案文件管理系統(tǒng)，它可以為企業(yè)提供檔案管理知識生態(tài)圈，有了它就可以實現(xiàn)文件管理、企業(yè)檔案管理和證件管理以及辦公系統(tǒng)、合同管理等多功能，它可以自定建立檔案管理保管的框架，通過構(gòu)建的檔案管理統(tǒng)一平臺，為企業(yè)組織內(nèi)檔案管理提供了實際管理需求，實現(xiàn)了檔案分類管理。有了這個管理系統(tǒng)，可以快速從特定的位置取出需要的紙質(zhì)實體檔案，它可以精準(zhǔn)到記錄所取的檔案存放位置，不過在取文件時一定要按既定的流程操作，比如說按順序拿取，做到不丟卷，不亂放檔案，確保案卷資料的完整及擺放順序。

 檔案文件管理系統(tǒng)，其實是顛覆了傳統(tǒng)的紙張化辦公的方法，因為傳統(tǒng)的方法極容易發(fā)生檔案材料不全，記錄不清或者記錄格式不統(tǒng)一的情況，尤其是在查閱時非常麻煩，效率低，在一些人員變動頻繁的地方，很容易發(fā)生交接工作不到位的情況，導(dǎo)致檔案資料無法得到更好的延續(xù)管理，而有了這款檔案文件管理系統(tǒng)就可以大大幫助企業(yè)解決了這個問題。如果你所在的企業(yè)還在采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方法，建議馬上引進(jìn)檔案文件管理系統(tǒng)，它將會大大提升大家對于檔案管理工作的效率。

檔案管理系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)的特點是海量存儲、逐年積累，特別是隨著社會的進(jìn)步，可歸檔的資料每年都加速增長。 因此，如何有效地對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，使系統(tǒng)不至于因為數(shù)據(jù)量大而減低速度，是決定數(shù)字化檔案系 統(tǒng)效率的決定因素?？紤]到系統(tǒng)的巨大數(shù)據(jù)量及可靠性、安全性、快速查詢的要求，本方案采用磁盤陣列 磁帶機 刻錄 機多種介質(zhì)存儲和服務(wù)器雙機熱備混合的模式來提高安全性，其主要優(yōu)點是：

1. 磁盤陣列 磁帶機 刻錄機多種介質(zhì)存儲。多種介質(zhì)的存儲形式不但可以提供相同資料的不同介 質(zhì)以供使用方便，更大的作用在于把資料分成不同介質(zhì)存儲提高了資料存儲的安全性。2. 磁盤陣列。磁盤陣列采用SCSI RAID5的技術(shù)，在首先保證快速存取的前提下，通過RAID技術(shù)對 所存資料進(jìn)行備份，即當(dāng)其中的一塊硬盤受到損害，無法存取時，可以有其他硬盤通過RAID技術(shù)還原其 數(shù)據(jù)。提供較好的數(shù)據(jù)存儲安全性。3. 服務(wù)器雙機熱備。即由備份服務(wù)器對主服務(wù)器進(jìn)行雙機熱備。保證在主服務(wù)器意外宕機或是系 統(tǒng)意外崩潰時，可以由備份服務(wù)器暫時替代住服務(wù)器進(jìn)行正常業(yè)務(wù)的運作。保證數(shù)據(jù)不會由于服務(wù)器的 原因而丟失或損壞。4. 磁盤陣列和服務(wù)器雙機熱備的混合模式。同時保障了數(shù)據(jù)的存儲安全和在應(yīng)用中的安全，在整 體上使存儲的安全性達(dá)到了較優(yōu)。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進(jìn)入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國對外開放進(jìn)入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)校現(xiàn)有10個外語語種,33個本科專業(yè),因為語種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。