檔案庫的窗戶應盡可能少而小，每開間窗洞面積與外墻面積之比不大于1∶10 。窗戶應為雙層窗，要嚴密、堅固，便于開啟，便于密閉，并應有遮陽設施。庫房門應堅固、嚴密、耐火、防潮、隔熱。庫房入口處應設有緩沖間。建造無窗檔案庫是發(fā)展趨勢,可以減少能耗,較好地保證庫內(nèi)溫濕度的穩(wěn)定。但無窗庫必須配置相應的技術設施。需要通過智能手段保護使用人員人身安全、架體設備安全、傳輸數(shù)據(jù)安全。

      智能檔案室管理系統(tǒng)主要功能

      本產(chǎn)品從功能上實現(xiàn)對檔案信息從接收、整理、檔案數(shù)字采集、存儲、管理、服務，一直到檔案移交或銷毀的整個檔案管理過程的管理，涵蓋了整個檔案生命周期過程中的管理任務;檔案種類可以包括文書檔案、會計檔案、聲像檔案等通用檔案，也可以包括城建檔案、房地產(chǎn)檔案等專業(yè)檔案;檔案類型包括文本、圖紙、圖像等，存放的介質(zhì)包括紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤、磁帶、錄像帶、縮微膠卷等載體;同時隨著各單位辦公自動化系統(tǒng)、各類信息系統(tǒng)的開發(fā)使用，以及多媒體技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展發(fā)展，會產(chǎn)生許多電子文件，本產(chǎn)品還提供了對電子文檔的管理功能。隨著時代的發(fā)展、信息化的進步，企業(yè)引進了現(xiàn)代化辦公技術及先進的管理設備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復的工作內(nèi)容，亦提升了檔案管理的質(zhì)量及效率。

　　從系統(tǒng)功能上主要分為多媒體檔案采集、檔案管理、檔案服務利用、公共服務四大子系統(tǒng)：

　　1、多媒體檔案采集子系統(tǒng)將包括檔案著錄、著錄校對、檔案錄入、錄入校對、著錄/錄入管理、檔案檢索等功能模塊;

　　2、檔案管理子系統(tǒng)包括檔案接收、檔案整理、組盒/組卷、檔案出/入庫、庫房管理、檔案鑒定/調(diào)整/銷毀、檔案補錄等功能模塊;

　　3、檔案服務利用子系統(tǒng)包括檔案利用、檔案查詢、借閱管理、檔案統(tǒng)計分析、遠程查詢服務等功能模塊;

　　4、公共服務子系統(tǒng)主要提供組織設置、權限劃分、基礎數(shù)據(jù)管理、日志管理、用戶管理、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)導入/導出、多媒體數(shù)字檔案庫管理、統(tǒng)計報表等功能模塊。

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智能檔案庫房管理系統(tǒng)功能介紹

　　1、強然檔案系統(tǒng)提供了非常豐富的搜索功能，較為簡單的，是與互聯(lián)網(wǎng)上的搜索引擎類似的關鍵詞搜索，即只要輸入一個或數(shù)個關鍵詞，即可查找出滿足條件的文檔，但與一般搜索引擎不同的是，強然檔案系統(tǒng)搜索出的文檔，還必須與搜索者的授權一致，也就是，即使?jié)M足搜索條件要求，而搜索者沒有權限閱讀，也是不會顯示在搜索結(jié)果中的

　　2、可以采用類自然語言查找檔案資料的利用情況，并自由設計和打印比如，輸入：張三即可以查詢出所有包含張三的信息

　　3、具備閱讀權的用戶，可以直接搜索和閱讀數(shù)字化檔案資料，不必另行辦理借閱手續(xù)，黑匣子功能會自動記錄其閱讀過程。

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