會議活動布置策劃的預(yù)算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                    會議活動布置策劃順序是什么？

1、會議議程

2、新聞通稿篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。

3、演講發(fā)言稿 重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標(biāo)準(zhǔn).

7、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)).

                                                            會議活動布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個項目的推出都應(yīng)實現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項目，企業(yè)在策劃時應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會展企業(yè)自身的利益

對于每一個會展項目來說，會展企業(yè)都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業(yè)盡量實現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進(jìn)行，能否保證會展企業(yè)自身利益的實現(xiàn)是衡量一項策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶的利益

會展企業(yè)的目標(biāo)客戶是會展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現(xiàn)其價值，企業(yè)自身的利益才能獲得實現(xiàn).因此在進(jìn)行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現(xiàn)客戶的利益進(jìn)行合理的設(shè)計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機(jī)會等。一項理想的會展策劃應(yīng)該是一項實現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

                                                      會議活動布置策劃如何做好前期準(zhǔn)備？

1：初步策劃/預(yù)估預(yù)算

初步策劃：首先是你活動的目的是什么？造勢策劃執(zhí)行過多場500余人的活動，涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)，此檔次年會預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿、例會餐飲；預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你需要對接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和會議策劃公司做出闡述活動大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報審批；

2：后勤人員組織和時間安排

做出具體工作職責(zé)表和時間進(jìn)度表，留有足夠的時間準(zhǔn)備，大型會議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動視覺設(shè)計留有足夠的時間，并且通知會議策劃公司，把場地物料布置和表演部分外包出去；一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會通報進(jìn)度。

3：酒店選址

參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實地調(diào)研，建議參考交通的便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的酒店；而且理想化的是能試吃試住，酒店定好后帶深圳會議策劃公司實地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于深圳會議策劃公司設(shè)計邀請函，并送出。

4：會議物料布置和與會用品采購

這兩個可以交給專業(yè)的會議策劃公司和公司采購，

5：會議執(zhí)行

提前一到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實以我個人的經(jīng)驗來看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題。