會議活動布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。

                                                        會議活動布置策劃的預(yù)算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                      會議活動布置側(cè)或的流程你知道哪些？

會展策劃流程分析一共分為六點(diǎn)：包括市場調(diào)研，策劃方案的撰寫，培訓(xùn)，材料制作，展臺布置，相關(guān)服務(wù)，活動評估。
會展策劃流程一：

對企業(yè)進(jìn)行有針對性的市場調(diào)研 收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。
會展策劃流程二：

制定詳細(xì)完整的會展策劃方案。 確定會展的目標(biāo)市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費(fèi)用預(yù)算。
會展策劃流程三：

實施前的培訓(xùn)。 讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。
會展策劃流程四：

印刷材料的設(shè)計制作。 利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進(jìn)行前期宣傳，擴(kuò)大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。
會展策劃流程五：

展臺的布置及展示。 設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。
會展策劃流程六：

相關(guān)的會展服務(wù)。 根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點(diǎn)；根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。