檔案掃描

⒈認(rèn)真無(wú)漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對(duì)每份文件的每頁(yè)進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對(duì)橫向排放的頁(yè)面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

⒋對(duì)于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

⒌掃描過(guò)程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時(shí)，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對(duì)案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場(chǎng)管理人員詢問(wèn)。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁(yè)也要掃描）。排序時(shí)每次將后一頁(yè)依次在雙數(shù)頁(yè)（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁(yè)碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁(yè)刪除。在實(shí)際操作過(guò)程中，當(dāng)全部頁(yè)數(shù)少于21時(shí)可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當(dāng)全部頁(yè)數(shù)大于21時(shí)可用CTRL E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序；后將空白頁(yè)刪除。

⒏R、G、B顏色過(guò)濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過(guò)濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過(guò)濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過(guò)濾或不過(guò)濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時(shí)不能選擇過(guò)濾，當(dāng)紅底黑字時(shí)就要選擇紅色過(guò)濾。

東方明德專業(yè)致力于檔案掃描等行業(yè)技術(shù)服務(wù)，東方明德竭誠(chéng)為您服務(wù)！

檔案掃描工作中的幾點(diǎn)注意事項(xiàng)

1.確保檔案實(shí)體的安全

在掃描過(guò)程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強(qiáng)光的輻照和高速掃描儀所帶來(lái)的機(jī)械磨損,都會(huì)對(duì)檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應(yīng)該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對(duì)檔案的保護(hù),確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護(hù)的范圍內(nèi),以防止檔案從庫(kù)房中取出后溫濕度變化過(guò)大而導(dǎo)致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細(xì)節(jié)的控制,不在掃描工作臺(tái)上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結(jié)束時(shí),應(yīng)該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時(shí)還應(yīng)確保檔案信息的安全,嚴(yán)禁帶有密級(jí)或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過(guò)程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個(gè)方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實(shí)體相比較更容易丟失,一個(gè)不經(jīng)意的誤操作,就可能導(dǎo)致全部數(shù)據(jù)的丟失,1好做到掃描機(jī)器的專機(jī)專用,以防止從事其他工作而導(dǎo)致對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹(jǐn)防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級(jí),其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實(shí)體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個(gè)U盤就可以將機(jī)器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來(lái)的危害也就更為嚴(yán)重。因此,我們應(yīng)該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實(shí)保密責(zé)任,嚴(yán)禁將用于掃描檔案的機(jī)器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴(yán)禁個(gè)人移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接入掃描用機(jī)。

檔案掃描步驟

掃描：

1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描件頁(yè)面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲(chǔ)格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲(chǔ)的文件夾名稱要與該文件的檔號(hào)一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進(jìn)行掃描：掃描過(guò)程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁(yè)數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁(yè)數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過(guò)平掃的檔案掃描后要及時(shí)將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實(shí)體上的頁(yè)碼。掃描完成后將掃描件按原頁(yè)碼順序排列好。

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檔案掃描數(shù)據(jù)提交流程

數(shù)據(jù)提交流程 1、掃描組掃描數(shù)據(jù) 掃描組數(shù)據(jù)（本地）—〉組文件夾（服務(wù)器）—〉本組建“未復(fù)核”子文件夾（服務(wù)器）—〉填寫提交單 其中：上傳服務(wù)器統(tǒng)一文件命名為MMMMMM—NNNNNN 2、質(zhì)檢組檢查數(shù)據(jù) 組文件夾（服務(wù)器）—〉建“復(fù)核中”子文件夾（服務(wù)器）—〉數(shù)據(jù)審核庫(kù)（服務(wù)器個(gè)人文件夾）—〉填寫備份單—〉刻錄光盤 注：掃描組提交的掃描數(shù)據(jù)應(yīng)存放于本組文件夾中的“未復(fù)核”子文件夾，質(zhì)檢組應(yīng)將數(shù)據(jù)移交至子文件夾“檢查中”再進(jìn)行檢查。

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