突破檔案信息資源開發(fā)利用

傳統(tǒng)的檔案信息利用僅僅表現(xiàn)在人工調(diào)閱，用戶很難獲取檔案背后更深層次的價(jià)值，智慧檔案館利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對實(shí)體檔案資源進(jìn)行采集、整合、加工、分析以及挖掘，對檔案信息資源進(jìn)行綜合處理與協(xié)同利用，從而發(fā)現(xiàn)新信息、新知識，生成科學(xué)、系統(tǒng)的知識架構(gòu)，為用戶進(jìn)行推送，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的增值和深層次利用。

智慧檔案室全流程智能化管理

對于紙質(zhì)檔案來說，為了實(shí)現(xiàn)對檔案的智能化安全保管，一是實(shí)現(xiàn)檔案的智能化出入庫。針對需要入庫的新建檔案，需要對其類別、年度以及密級等信息進(jìn)行編目，并經(jīng)過終端管理器寫入RFID標(biāo)簽，然后在中心數(shù)據(jù)庫中保存，便于系統(tǒng)其他模塊可以調(diào)用。

二是實(shí)現(xiàn)檔案的智能化查詢。在需要查詢所需檔案資料時，通過查詢管理子系統(tǒng)對檔案編目號進(jìn)行查閱，然后由系統(tǒng)下達(dá)此編目號檔案的出庫指令，由自動識別模塊根據(jù)指令要求來確定其儲位編號，在檔案出庫時還可以通過出庫口的RFID閱讀器對出庫檔案信息進(jìn)行讀取并核對，在確定無誤之后記錄檔案的出庫時間，否則就會通過監(jiān)控模塊向警報(bào)模塊發(fā)出信號，并由警報(bào)模塊發(fā)出異常警報(bào)。

三是實(shí)現(xiàn)檔案庫房的智能化盤點(diǎn)。在此信息管理模塊中的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點(diǎn)指令之后，RFID閱讀器就會對檔案信息和對應(yīng)的儲位信息進(jìn)行收集，然后上報(bào)到中心數(shù)據(jù)庫進(jìn)行核對，針對其中異常的信息提醒管理人員通過手持式閱讀器進(jìn)行人工現(xiàn)場核對工作，將核對之后的信息重新輸入系統(tǒng)中。

四是實(shí)現(xiàn)檔案的智能化安全管理。通過此檔案管理系統(tǒng)中的安全管理子系統(tǒng)可以實(shí)時監(jiān)控檔

智慧檔案室感知

感知，及感應(yīng)、知曉。檔案智慧管理的感知有三個部分，感知檔案、感知信息、感知管理。通過相應(yīng)的技術(shù)和管理手段將檔案內(nèi)容、檔案信息等與互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容、管理信息的感知，從而聯(lián)系到一起。

智慧檔案館在信息之上建立了應(yīng)對和處理機(jī)制，通過對檔案內(nèi)容與管理分布系統(tǒng)的綜合分析，及時了解檔案運(yùn)行情況。并且后臺通過解析平臺和檔案利用知識管理、經(jīng)驗(yàn)管理等，及時掌握檔案管理的運(yùn)行情況，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容、利用方式、途徑合理性等功能分類，為檔案工作者提供清晰的、可視化的方案支撐。提案信息利用的準(zhǔn)確率、查速率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化、準(zhǔn)確化、化。

智慧檔案室檔案庫房

檔案庫房智慧化管理主要包含智能化設(shè)備以及智慧系統(tǒng)平臺。其中設(shè)備主要有智能密集架、恒濕凈化器、環(huán)境監(jiān)測設(shè)備如煙霧感應(yīng)設(shè)備和視頻監(jiān)控設(shè)備等、門禁設(shè)備等。每一個設(shè)備都搭載各自運(yùn)行的系統(tǒng)，然后集成在一個檔案庫房管理平臺上，進(jìn)行自動化操作、精細(xì)化管理。

通過將這些設(shè)備進(jìn)行合理的結(jié)構(gòu)布局，實(shí)時檢測庫房溫濕度、PM2.5、含氧量、、二氧化碳、甲醛等環(huán)境數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)后臺計(jì)算和判斷，調(diào)用相應(yīng)設(shè)備對環(huán)境進(jìn)行調(diào)節(jié)，減少人工工作、保護(hù)檔案以及工作人員的安全，提升檔案庫房管理的智能化與自動化。