智慧檔案管理平臺有哪些特點(diǎn)？

建設(shè)智慧檔案館有助于更科學(xué)的管理檔案、更的開發(fā)檔案信息、更的提升業(yè)務(wù)效能以及更有效的維護(hù)檔案安全。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，智慧檔案館成為了檔案事業(yè)發(fā)展的新業(yè)態(tài)。

智慧檔案館是什么？就是在傳統(tǒng)的檔案館建筑上裝上了“智慧”，這個智慧是指應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)（包括物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等）對檔案資源進(jìn)行挖掘、整合、分析、保存、利用等，拓展檔案信息開發(fā)和服務(wù)的深度；對檔案館環(huán)境進(jìn)行感知，對檔案館設(shè)備進(jìn)行控制，確保檔案存放環(huán)境更加安全。

簡單來說，我們將檔案管理系統(tǒng)看成這個“智慧”，檔案管理系統(tǒng)按照預(yù)設(shè)的模型和流程，自主感知、匯集、記憶、分析信息，實(shí)施識別模式，觸發(fā)預(yù)案、控制運(yùn)行、預(yù)測趨勢、風(fēng)險預(yù)警和管控信息、挖掘知識等，完成既定的工作任務(wù)。

智慧檔案室促進(jìn)紙質(zhì)成績檔案的保護(hù)

檔案翻譯系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了直接從教務(wù)管理系統(tǒng)中的成績數(shù)據(jù)庫調(diào)用成績數(shù)據(jù),經(jīng)過相應(yīng)語種的課程名稱字典庫,可以直接生成需要語種的成績及證明,減少了紙質(zhì)成績檔案的使用頻率,避免了頻繁使用所造成的紙質(zhì)檔案損壞,延長了檔案原件的使用年限,有效地保護(hù)了學(xué)校原始紙質(zhì)成績檔案。

提升檔案服務(wù)智慧化水平 高校檔案館作為出具各類證明的歸口部門可以依靠翻譯系統(tǒng)地完成所有語種、所有類型的翻譯,可以為出國學(xué)生提供“”服務(wù)。既能確保檔案材料的真實(shí)性,材料弄虛作假等情況的發(fā)生,又能大大節(jié)約畢業(yè)生的時間、精力。翻譯系統(tǒng)運(yùn)行之前,檔案館工作人員手工制作一份中文需要1小時左右,翻譯成其他語種需要3小時左右,效率低、錯誤率高。翻譯系統(tǒng)運(yùn)行之后,畢業(yè)生辦理成績翻譯、證書翻譯等均可實(shí)現(xiàn)立等可取。

智慧檔案室智慧檔案館中的檔案管理“神器

智慧檔案館中信息管理系統(tǒng)引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實(shí)體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標(biāo)簽，通過傳感節(jié)點(diǎn)的方式實(shí)現(xiàn)對每一份檔案的實(shí)時感知和檢測能力，同時建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)間的無縫鏈接。檔案管理人員利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描的信息與管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。