鋼之杰智慧檔案館綜合管理的實際需求就是對電子檔案河實體檔案進行同步管理，高度集成電子檔案管理系統(tǒng)，實體檔案管理系統(tǒng)，檔案庫房安全管理系統(tǒng)，檔案保管環(huán)境智能管理系統(tǒng)，檔案儲存設(shè)備智能管理系統(tǒng)等極大系統(tǒng)。統(tǒng)一管理，統(tǒng)一利用，統(tǒng)一報表，若要實現(xiàn)這三個統(tǒng)一，必須先實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫，這里需要做的基礎(chǔ)的一項工作便是：將實體檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字檔案系統(tǒng)，環(huán)境控制系統(tǒng)，安全，消防進行融合、集成、將底層數(shù)據(jù)打通，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫。智慧檔案綜合管理各個系統(tǒng)各個數(shù)據(jù)實現(xiàn)了相互共享，又可獨立運行。通過智慧管理，實現(xiàn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)，統(tǒng)一利用，統(tǒng)一報表。

北京鋼之杰柜業(yè)有限公司一體化檔案室功能需求

    檔案庫房一體化智能管理系統(tǒng)需要具有檔案庫房內(nèi)所有設(shè)備進行一體化管理，設(shè)備包括智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、空氣凈化消毒設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備、漏水報警設(shè)備等集中一體化管理，以統(tǒng)一專用設(shè)備接口接入庫房局域網(wǎng)總線，各功能設(shè)備獨立運行的同時，根據(jù)設(shè)定邏輯和特定要求聯(lián)動運行，實現(xiàn)檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調(diào)節(jié)、檔案庫房空氣質(zhì)量的采集及凈化，有效地保證了檔案的安全與壽命。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

    北京鋼之杰智能檔案柜是存放檔案的一種智能型柜子，智能型檔案柜是由：軟件和硬件兩部分組成。可以實現(xiàn)從檔案的生產(chǎn)，入盒，上架，下架，借閱，歸還，銷毀等環(huán)節(jié)的一個閉環(huán)管理，同時這些過程完整的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案全生命周期的管理。使檔案管理更加輕松，快捷，大大減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率。完成了檔案庫房升級改造、標準檔案室建設(shè)。實現(xiàn)了一體化檔案室管理。作為系統(tǒng)的很多數(shù)據(jù)來源，而檔案的采集錄入又影響用戶的決策活動，其準確性很大程度上決定了查詢與決策的成敗。

鋼之杰智能檔案柜的優(yōu)點：

1、貯存量大：采用懸掛多層回轉(zhuǎn)擱板，大大增加了有效庫容量。以鋼之杰自動選層柜為例，配12層擱板，每層載3厘米厚度的資料46卷，總庫容量552卷。

2、自動：采用電腦聯(lián)網(wǎng)自動控制，實現(xiàn)自動捷徑選層。使用該設(shè)備管理文檔資料和物品，能大幅度的減輕工作人員的勞動強度。

3、操作簡便：工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉(zhuǎn)運行，直接提取、存放物品。

4、減少占地：用戶可根據(jù)庫房實際使用高度選擇不同型號的自動選層檔案柜，充分利用庫房空間，大量節(jié)省庫房占地面積(可節(jié)省庫房面積50%～60%)，減少基建投資規(guī)模。