檔案信息管理的對象

檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機(jī)管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案信息管理要素

檔案與工齡：◆很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

檔案與福利：◆畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

檔案與因公出國政審：◆因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會拒絕審查。

補(bǔ)辦檔案與原始材料：◆雖然有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢必造成一定損失。

建立檔案信息管理的要求

智慧檔案館具有實體檔案電子標(biāo)簽管理需求。檔案流通部門需要進(jìn)行檔案的上架、順架、盤點、倒架等操作，并對檔案進(jìn)行出入檢測，以確保檔案安全。需要有RFID貴重檔案保管柜、RFID電子標(biāo)簽智能盤點設(shè)備、RFID電子標(biāo)簽出入檢測設(shè)備支撐實體檔案電子標(biāo)簽管理功能。

智慧檔案館具有智能安防監(jiān)控需求。檔案管理必須確保檔案的安全性，大部分檔案館還單獨建有涉密檔案保管庫室，因此檔案館需要建設(shè)門禁、視頻監(jiān)控、入侵報警等功能的智能安防監(jiān)控系統(tǒng)。

檔案信息管理——檔案資料的保存壽命

檔案庫房，是各級檔案館、學(xué)校醫(yī)院以及科研實驗等單位保管檔案資料的重要場館；檔案資料的壽命、檔案資料保存的完整程度、檔案的蟲霉防治都與檔案庫房內(nèi)的溫濕度環(huán)境息息相關(guān)，一旦檔案庫房的溫濕度環(huán)境失衡，檔案資料管理過程中就會出現(xiàn)種種問題。的調(diào)控檔案庫房內(nèi)的溫濕度環(huán)境值，是保護(hù)實體檔案資料安全的關(guān)鍵所在，需要特別的重視。而不適宜的檔案庫房溫濕度環(huán)境也會使檔案紙張中的水分蒸發(fā)過度，這樣會使纖維內(nèi)部結(jié)構(gòu)遭到破壞，纖維變硬、變脆，柔性和強(qiáng)度下降，同時也會造成檔案的霉菌、蟲害滋生，一系列的問題將嚴(yán)重影響到檔案資料的保存壽命。

總而言之，不適宜的檔案庫房溫濕度環(huán)境都會影響檔案資料的長久保存和壽命。因此，在檔案的日常管理工作中必須對檔案庫房環(huán)境進(jìn)行科學(xué)合理的控制與調(diào)節(jié)，盡量使其保持在一個為適宜的范圍內(nèi)，地延長檔案的壽命。