檔案管理系統(tǒng)基本信息

檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理;構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。 檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

檔案管理系統(tǒng)具備的特點(diǎn)有哪些？

一：支持多種檔案收集方式

支持在線傳輸，在線收集，離線收集等多種收集方式。

二：工程項(xiàng)目檔案收集的解決方案

鑒于工程項(xiàng)目檔案數(shù)量大，期限長(zhǎng)，系統(tǒng)提供了存檔模板，離線收集等多種功能，解決了工程項(xiàng)目檔案管理的難題。

三：自動(dòng)化和智能的文件組織過程

靈活，快速的描述方法，自動(dòng)排序，編號(hào)，卷分組，裝箱等功能，實(shí)現(xiàn)很大程度的自動(dòng)化并提高文件效率。

四：提高用戶服務(wù)水平

提供在線查詢，在線預(yù)覽，到期提醒功能，為客戶提供全方面的信息增值服務(wù)。

五：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)告

提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)告，以方便監(jiān)視，評(píng)估和管理文件管理。

六：操作日志

記錄系統(tǒng)的各種操作軌跡，以確保發(fā)生問題和可追溯性。

七：檔案借閱

系統(tǒng)支持電子和紙質(zhì)檔案借閱。電子貸的款到期后，系統(tǒng)將自動(dòng)恢復(fù)文件。系統(tǒng)將自動(dòng)將應(yīng)用程序提交給存檔管理員以供批準(zhǔn)，還可以自定義文件借用過程。

電子文件管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)什么？有什么特點(diǎn)？

一：全程管理

 將電子技術(shù)文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、關(guān)聯(lián)企業(yè)信息和辦理相關(guān)信息等捕獲到電子文件資源管理控制系統(tǒng)，在電子文件管理工作系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全程管理。

二：安全管理

我們應(yīng)該采取嚴(yán)格的用戶管理，認(rèn)證，訪問控制和審計(jì)行為，確保系統(tǒng)安全;通過防擴(kuò)散，防滲漏，防偽措施，如保真度，數(shù)字簽名，電子簽名，打印控制等措施，以保證數(shù)據(jù)的安全。

三：完整保障

系統(tǒng)可以采取一些相應(yīng)的技術(shù)管理措施，采集電子商務(wù)文件的內(nèi)容進(jìn)行信息、背景環(huán)境信息、結(jié)構(gòu)分析信息和元數(shù)據(jù)；在電子設(shè)計(jì)文件傳輸、遷移、轉(zhuǎn)存、載體轉(zhuǎn)換時(shí)，同步并保護(hù)保存電子文件的鏈接、嵌入、關(guān)聯(lián)研究對(duì)象等全部學(xué)生的信息，保證文件主要內(nèi)容及文件要素的完整。

四：開放擴(kuò)展

系統(tǒng)充分考慮了環(huán)境變化，技術(shù)開發(fā)，產(chǎn)品升級(jí)等帶來的不確定性，為擴(kuò)展和遷移預(yù)留了必要的空間；采用開放通用協(xié)議，確保與主流媒體和平臺(tái)的兼容性。

五：應(yīng)用范圍

對(duì)于集中管理和電子文檔控制系統(tǒng)，以滿足信息化的安全需求。

檔案管理系統(tǒng)的必要性

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大眾的生活與工作也發(fā)生了巨大改變。信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，改變了事業(yè)單位檔案管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅保存難度大，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，很多檔案出現(xiàn)丟失、氧化問題，這些問題嚴(yán)重影響檔案管理工作開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展?？梢岳眯畔⒓夹g(shù)，將檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行管理。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，才可以使檔案信息化建設(shè)走入正軌，使事業(yè)單位的工作得以順利開展。