檔案掃描中注意事項(xiàng)

1.做好掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)

對(duì)于掃描數(shù)據(jù)的維護(hù)主要是確保數(shù)據(jù)信息的完整性以及對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的控制。一是做好對(duì)掃描數(shù)據(jù)完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會(huì)導(dǎo)致某份文件或一份文件內(nèi)個(gè)別頁面的漏掃或重掃。如果不及時(shí)地查出,必將會(huì)給后續(xù)的利用工作帶來麻煩,因此應(yīng)該對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好審查工作,謹(jǐn)防漏掃或重掃現(xiàn)象給數(shù)據(jù)帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量控制。對(duì)于由于機(jī)器及操作原因致使數(shù)據(jù)極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對(duì)于數(shù)據(jù)信息中所存在的“噪點(diǎn)”應(yīng)該予以消除,但“去噪”工作應(yīng)該區(qū)別對(duì)待,應(yīng)該視“噪點(diǎn)”為檔案本身所有的還是由于人為以及機(jī)器原因?qū)е碌?盡量保全檔案的原始性標(biāo)記。

2.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實(shí)

掃描工作的操作對(duì)象是檔案實(shí)體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發(fā)生檔案實(shí)體的丟失與損毀現(xiàn)象,因此掃描工作中要嚴(yán)格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績(jī)之間的關(guān)系。成績(jī)的取得是以安全為前提的,為成績(jī)而違規(guī)操作,導(dǎo)致問題發(fā)生,必將抵消成績(jī)或造成對(duì)成績(jī)的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴(yán)格履行有關(guān)規(guī)定,謹(jǐn)防丟失以及損毀現(xiàn)象的發(fā)生。二是做好有關(guān)程序遵守與規(guī)定落實(shí)的監(jiān)督。加強(qiáng)在各個(gè)環(huán)節(jié)中對(duì)掃描人員的工作指導(dǎo),幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作,糾正工作中不良習(xí)慣,確保掃描工作在安全的基礎(chǔ)上出成績(jī)。

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檔案掃描工作質(zhì)量要求

1.所有進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像加工處理及檔案資料的拆卷、裝卷、組盒需恢復(fù)原樣，不得出現(xiàn)前后頁錯(cuò)裝，案卷之間的張頁錯(cuò)裝以及漏裝的情況，文件裝訂還原準(zhǔn)確率達(dá)到100％。對(duì)于個(gè)別字跡模糊或易褪變的文件，如傳真件等，條件允許的并經(jīng)客戶單位同意，可復(fù)1制一份附上一并裝訂，對(duì)于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆、 圓珠筆同時(shí)存在的，以文件主要部分的清晰為準(zhǔn)，必要時(shí)可一頁多掃。

2、 按檔案信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求掃描后的圖像為TIFF格式或JPG格式（彩色，300dpi，JPEG2000無損壓縮格式）高品質(zhì)保存，同時(shí)需轉(zhuǎn)換為PDF格式與南匯檔案綜合信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相掛接以提高查詢利用；驗(yàn)收確認(rèn)的數(shù)據(jù)，由投1標(biāo)單位完成系統(tǒng)掛接，并同時(shí)提供二套備份。 

3、 掃描件存儲(chǔ)、掛接格式要求：套數(shù)據(jù)：JPEG格式保存，以案卷級(jí)為單位建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，刻錄一套光盤進(jìn)行保管用于永1久備份；第二套數(shù)據(jù)：將套數(shù)據(jù)以文件級(jí)為單位合并為一個(gè)獨(dú)立PDF文件用于掛接系統(tǒng)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，刻錄一套光盤進(jìn)行保管用于永1久備份。

4、 掃描必須按照案卷標(biāo)明的頁碼順序進(jìn)行掃描，不允許有重復(fù)、跳號(hào)、漏號(hào)的情況。掃描要完整，包括文件上的收文章、頁碼、有關(guān)標(biāo)記等，都必須納入圖像范圍。本次掃描幅面基本采用A4幅面，文件材料以彩色掃描方式進(jìn)行為主，根據(jù)檔案實(shí)際以區(qū)檔案館要求為準(zhǔn)輔以灰度掃描，彩色掃描分辨率300dpi。 

5、 保證校正完畢的圖像文件頁面端正，看不出明顯的傾斜現(xiàn)象，允許的傾斜度不得大于3度；保待檔案影像與原件的一致性和原樣性，對(duì)影響圖像質(zhì)量的各類問題通過糾偏、去污、拼接、裁邊等技術(shù)手段加以處理。對(duì)于掃描后圖像文件中的污點(diǎn)要進(jìn)行清除，保證圖像文件的干凈、整潔和美觀。（在50％的比例下看不到污點(diǎn)）；無論圖像大小，都要保證上下左右四邊尺寸合理

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檔案掃描分辨率

1掃描分辨率參數(shù)的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。 2采用彩色模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均選擇大于或等于200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

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檔案掃描數(shù)據(jù)匯總及處理

數(shù)據(jù)匯總及處理 1、掃描組完成本批次數(shù)據(jù)的自檢后，即可提交給質(zhì)檢組進(jìn)行檢查。當(dāng)月數(shù)據(jù)應(yīng)在當(dāng)月30日時(shí)完全提交至質(zhì)檢組。 2、質(zhì)檢組每月5日前完成上一批數(shù)據(jù)的質(zhì)檢，并填寫《掃描數(shù)據(jù)入庫(kù)登記》。 3、質(zhì)檢組通過檢查后，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，將本批次匯總數(shù)據(jù)提交“審核數(shù)據(jù)庫(kù)”。 4、由系統(tǒng)管理員對(duì)“審核數(shù)據(jù)庫(kù)”的批次數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)檢，并將通過復(fù)檢的數(shù)據(jù)匯總到總檔案掃描數(shù)據(jù)庫(kù)中，并提交到“檔案數(shù)據(jù)庫(kù)”目錄。 5、系統(tǒng)管理員將復(fù)檢通過的掃描數(shù)據(jù)批次追加到服務(wù)器備份，然后對(duì)相關(guān)科1室進(jìn)行更換和通知。

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