展會活動策劃執(zhí)行的13個步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會

 第9步：交納所有費(fèi)用

按照提交給主辦方的預(yù)定租賃表格向帳戶交納所有預(yù)租費(fèi)用，將展位費(fèi)的剩余部分結(jié)清，一般展會主辦方均要求在開展前一個月結(jié)清所有展位費(fèi)用。主辦方將在開展時提供。

0步：領(lǐng)取證件

參展人員報(bào)到時，大會主辦者會提供參展商證，一般一個標(biāo)準(zhǔn)展位提供2-3個參展證。這也是通行證，在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶和關(guān)系單位的機(jī)會，您可以列出名單，將入場券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來參觀和見面。

1步：布展及清潔

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間，大會展覽會的布展時間為2-3天，并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴(yán)格按照《參展商手冊》上的規(guī)定提交材料報(bào)批，并交納相關(guān)管理費(fèi)用等。

大會免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。

活動策劃是媒體品牌營銷。

品牌推廣具有十分重要的戰(zhàn)略意義，活動策劃是媒體推動品牌的開放更有效的方式發(fā)送無形資產(chǎn)。通過事件和其他媒體的報(bào)道自發(fā)地傳播媒體非自愿的“幫助”，媒體品牌的聲譽(yù)和聲譽(yù)自然會提高合并。品牌的力量將會產(chǎn)生巨大的影響力和信譽(yù)。

活動策劃是社會資源整合的媒體平臺。

眾所周知，媒體賦予了特殊的“”，具有特殊的社會功能綜合社會功能和復(fù)雜社會力量的作曲家。媒體本身不是太大實(shí)力，來源于各種社會資源的整合，與各種社會力量的間接聯(lián)系換句話說，“利用”。這個功能的有效使用將會很大擴(kuò)大媒體發(fā)展的空間。這個平臺不僅有利于媒體本身的發(fā)展，主要貢獻(xiàn)在于媒體有責(zé)任擁有社會資源，造福于國家和人民。

活動策劃預(yù)算怎樣避免超支？

活動的目的確立之后，評價活動的需求就成了關(guān)鍵，例如，場地面積要求、活動日程和功能規(guī)劃，以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預(yù)算產(chǎn)生影響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的級別較高，成本可能就會更高一些。特別的需求，例如餐飲需要，會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到活動的地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會影響到成本。在收集了以上信息之后，活動策劃者應(yīng)當(dāng)起草一個預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出?；仡櫼幌律弦粚没顒拥臍v史，如果有的話，就有助于降低活動相關(guān)的成本。

活動花費(fèi)一般分為以下幾個部分，包括客房、交通運(yùn)輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報(bào)酬等。在每一個種類中，預(yù)算策劃應(yīng)該包括3個欄目：一是預(yù)期投入，二是實(shí)際花費(fèi)，三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點(diǎn)來做并不重要，重要的是要明白你關(guān)注的是活動成本的底線。在每一個開支項(xiàng)目中，把與活動開支相關(guān)的內(nèi)容都找出來，包括所有的稅款、展覽費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用、贈品費(fèi)用，以及一些附加費(fèi)用，例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入，例如贊助收入，建議制作一個收入數(shù)據(jù)表格。當(dāng)然，只有在會后才能知道的數(shù)字，一般需要留出10%左右的預(yù)算作為不可預(yù)見開支。

會議活動策劃中的簽到方式有哪些？

首先是到場及簽到

這種主要是針對現(xiàn)場活動的微信簽到，適用于互動現(xiàn)場的微信簽到，它一方面是滿足現(xiàn)場的互動游戲需求，另一方面是把到場來賓轉(zhuǎn)化線上粉絲，成為企業(yè)的營銷工具。

第二種邀約簽到

也就是二維碼簽到，這個是通過線上的注冊報(bào)名和邀約性的通過短信和郵件發(fā)送會議通知，邀約的二維碼來實(shí)現(xiàn)的;這個主要的作用是一方面擴(kuò)大企業(yè)宣傳，實(shí)現(xiàn)會議的號召力，完成線上報(bào)名，另一方面是對來賓的簽到人數(shù)，和簽到屬別進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

第三種就是身份簽到

根據(jù)會議活動的身份簽到需求，在、指紋、人臉、RFID智能卡，等多樣化的簽到方法，他不僅是會議識別方法，使會議上到一個規(guī)格個高度，更重要的是可以對會議起到一個管理作用，通過系統(tǒng)可以在參會通道，會議用餐、會議專車等會議流程上的人員管理。