磁盤刪除的原理和其存儲的原理有關(guān)，磁盤在邏輯結(jié)構(gòu)上分為多個扇區(qū)，如果類比為一本書的話，磁盤的引導(dǎo)扇區(qū)可以類比為書本的目錄，而磁盤的數(shù)據(jù)可以類比為書本的內(nèi)容區(qū)。

當刪除一個文件的時候，相當于在書本的目錄頁上某一項涂掉，但是并不會把對應(yīng)頁的那部分內(nèi)容撕掉。

那么什么時間才把內(nèi)容刪掉呢？很簡單，當新的數(shù)據(jù)來到時，磁盤像是橡皮一樣先擦掉原來的內(nèi)容，再把新的內(nèi)容寫進去。注意磁盤是十分懶惰的，如果用戶沒有主動進行磁盤整理的話，磁盤會擦一個字寫一個字，這樣導(dǎo)致下面的結(jié)果：

1. 刪除一個文件之后，還沒寫入新的內(nèi)容之前，這個文件其實還存在于磁盤中，只是通過手工找不到磁盤上對應(yīng)這個文件的目錄了。

現(xiàn)在文件信息對公司的作用越來越重要，過期的文件要進行及時的銷毀，以免泄漏對公司的經(jīng)營產(chǎn)生嚴重的危害，因此行政人員要定期對需要銷毀的資料進行銷毀，并制定銷毀工作規(guī)范，那么文件銷毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來為大家進行分析。一、定期核對（1）定期核對已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢信息發(fā)放對象和信息來源，并以適當?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過期的條目，并加以標注，定期銷毀過期作廢的文檔。二、銷毀范圍（1）已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷毀的文件。（3）會議上回收的保密文件。（4）不需部門存檔的保密文件。（5）無保存價值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷毀文件類型及注意事項（1）銷毀文件分為紙面文件和電子文件兩類。（2）為了便于跟蹤和備查，對銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。（3）電子類文件刪除后必須清空回收站。

（2）當做廢紙賣給回收站安全性不高，泄露可能性很大。（3）焚燒銷毀徹底，但不環(huán)保，需要尋找專門的場所，且在文件回收、轉(zhuǎn)移過程中仍然可能會泄露。（4）制漿銷毀徹底，環(huán)保無污染，但需要專門的制漿設(shè)備，一次性銷毀量不大，成本較高。（5）粉碎不同銷毀效果，環(huán)保、快速、銷毀量大，是目前國際行的紙張文件銷毀方法，但需要專門設(shè)備，一套完整的文件銷毀管理及銷毀流程。