檔案掃描

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，只有提高1檔案管理者的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力，才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息，提供在線瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容，以為用戶及時(shí)提供的檔案信息。

同時(shí)，現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進(jìn)程，使用檔案管理專業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，給檔案管理工作帶來(lái)很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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檔案掃描操作規(guī)范

操作規(guī)范： 檢查電源→開(kāi)啟機(jī)器→掃描→補(bǔ)掃→機(jī)器保養(yǎng) 1、先檢查機(jī)器，再按規(guī)定分別開(kāi)啟掃描儀和計(jì)算機(jī)，做好掃描前的一切準(zhǔn)備工作。 2、領(lǐng)取檔案，進(jìn)行掃描。掃描前必須根據(jù)檔案序號(hào)等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無(wú)黑邊、無(wú)雜點(diǎn)。 3、掃描時(shí)桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發(fā)生；掃描后的文件及時(shí)歸盒，移交下一環(huán)節(jié)。 4、愛(ài)惜機(jī)器設(shè)備，加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，能及時(shí)處理作業(yè)中一般故障。 5、認(rèn)真填寫生產(chǎn)流程表和掃描情況統(tǒng)計(jì)。

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檔案掃描步驟

掃描：

1、設(shè)置掃描參數(shù)：掃描參數(shù)包括掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描件頁(yè)面大小等。其中，色彩模式為彩色模式，分辨率為300dpi以上，圖片存儲(chǔ)格式為JPEG、TIFF。

注：圖像存儲(chǔ)的文件夾名稱要與該文件的檔號(hào)一致，配有相關(guān)檔案掃描系統(tǒng)的平掃、高掃可以設(shè)置批次（圖像文件及文件夾名稱）。

2、進(jìn)行掃描：掃描過(guò)程中，有抽走掃描的掃描件，在抽走頁(yè)數(shù)處用空白紙張代替掃描相同頁(yè)數(shù)，方便后期圖像合并；抽走通過(guò)平掃的檔案掃描后要及時(shí)將掃描形成的圖像的名稱改為檔案實(shí)體上的頁(yè)碼。掃描完成后將掃描件按原頁(yè)碼順序排列好。

檔案掃描數(shù)據(jù)檢查

數(shù)據(jù)檢查內(nèi)容 （一）領(lǐng)取(歸還)檔案環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案檢查 1、掃描組長(zhǎng)依據(jù)管理科提供需要掃描的工程檔案號(hào)段，清點(diǎn)卷數(shù)，查看是否斷號(hào)、漏號(hào)。 2、登記《檔案出庫(kù)登記表》，注明領(lǐng)取檔案時(shí)間、庫(kù)房以及領(lǐng)取時(shí)間，一式兩份，一份由管理科持有，一份由掃描組長(zhǎng)持有。 3、領(lǐng)取檔案。組長(zhǎng)有序的組織檔案出庫(kù)工作，避免在搬移過(guò)程檔案遺失。 4、掃描結(jié)束后，將檔案按順序排列，登記《檔案出入庫(kù)登記表》，注明歸還時(shí)間，組織歸還。加急檔案則須等待管理科電話通知，不得擅自上架。 5、各組在庫(kù)房區(qū)作已掃描和未掃描標(biāo)識(shí)，同時(shí)填寫共享的《檔案領(lǐng)取號(hào)段表》，避免重掃。 注：本環(huán)節(jié)檢查工作由掃描組自行檢查。 （二）掃描環(huán)節(jié)掃描數(shù)據(jù)檢查 1、掃描組自檢 （1）命名規(guī)范性檢查 檢查文件命名是否符合規(guī)范，命名規(guī)范參照新編《檔案掃描文件命名規(guī)則》（詳見(jiàn)附件1） （2）數(shù)據(jù)完整性檢查 檢查總卷數(shù)是否完整；檢查單卷總頁(yè)數(shù)是否完整，卷內(nèi)目錄頁(yè)數(shù)和頁(yè)次是否正確，卷內(nèi)目錄總頁(yè)數(shù)與卷內(nèi)備考表是否相符，檢查圖像紙張完整性。 （3）掃描圖像質(zhì)量檢查 質(zhì)量檢查包括掃描分辨率、清晰度、偏斜度、黑邊、文件方向的檢查。 2、質(zhì)檢組復(fù)查 復(fù)查方式和要求與掃描自檢性檢查相一致

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