檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)

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要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。對不能確定的案卷，拆卷人員應該及時向檔案員進行咨詢，不得擅自對問題進行處理。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件，例如“檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案數(shù)字化的工作流程

1.資料移交

首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場的臨時庫房。對于網(wǎng)絡條件比較好的集團企業(yè)，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于企業(yè)內部網(wǎng)絡，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。在轉移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊清點工作，并登記承接時間、總冊數(shù)，并由雙方負責人在清單上簽字。清點交接工作必須認真仔細，逐筆核對，不允許出現(xiàn)任何差錯。這些信息作為資料歸還時檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，將會形成《移交清單》。

2.資料拆分

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。4、對案卷中漏編的頁面進行科學處理，確保掃描好的影像頁數(shù)與原案卷頁數(shù)一致。資料掃描設置主掃崗位和補掃崗位；補掃崗位主要負責改正圖像質檢發(fā)現(xiàn)的問題。通過掃描，紙質資料數(shù)字化為電子資料。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎，直接影響對于紙質資料獲取數(shù)字化信息的好壞。

掃描過程對掃描后的文件質量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。

按照技術指標，掃描時應根據(jù)資料紙張的質地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質量清晰的情況下，使原件完好無損。

4.圖像處理

掃描后的原始圖像需要進行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進行如下處理：圖像旋轉、校正還原，以符合閱讀習慣；圖像去原始信息外臟點、斑點去除，如去黑點、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應遵循保持原貌的原則。

5.插圖頁面處理

資料中有插圖的要在掃描時對掃描閥值做相應調整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時，應該用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時使圖像清晰可辯。

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檔案數(shù)字化的術語和定義

1、數(shù)字化

用計算機技術將模擬信號轉換為數(shù)字信號的處理過程。

2、紙質檔案數(shù)字化

采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質檔案進行數(shù)字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

3、數(shù)字圖像

表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值1小化后的陣列。

4、黑白二值圖像

只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

5、連續(xù)色調靜態(tài)圖像

以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

6、分辨率

單位長度內圖像包含的點數(shù)或像 素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。

7、失真度

對檔案進行數(shù)字化轉換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

8、可懂度

數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。

9、圖像壓縮

清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

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