檔案庫房建設(shè)的技術(shù)參數(shù)

　　一、各館室的面積應(yīng)能容納目前資料的存放，而且要考慮到以后的發(fā)展空間發(fā)展空間。

　　二、地面承重容量為1240公斤/平米，不能小于800公斤/平米，采用密集架時不應(yīng)大于1200公斤/平米。

　　三、密集架每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。檔案柜密集回應(yīng)與墻壁保持一定距離(一般柜背與墻不小于10cm，柜側(cè)間距不小于60cm)，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。

　　四、每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒子尺寸來計算。

　　五、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。

　　六、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室(庫)，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室(庫)內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。

　　七、空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。

　　八、館室內(nèi)應(yīng)避免霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物(如老鼠等)的存在，應(yīng)安裝殺菌消毒設(shè)備。管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅實(shí)地坪。

　檔案室設(shè)施建設(shè)的基本原則

　　檔案室建設(shè)應(yīng)從本單位實(shí)際出發(fā)，極大限度地維護(hù)檔案的完整與安全，方便檔案的查找與利用。維護(hù)檔案的完整：一是保持檔案內(nèi)容和形式的有機(jī)聯(lián)體和完整;二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。維護(hù)檔案的安全，一是指不放聲丟失、水浸、霉變、蟲害、鼠害等雖會檔案的事故;二是指放置檔案內(nèi)容泄密。本系統(tǒng)通過一套軟件集中管理視頻與報警信息，利用不同級別的權(quán)限設(shè)置使管理人員靈活配置管理方式，滿足檔案庫房安全設(shè)計需要。方便檔案的利用，一是指運(yùn)用計算機(jī)，平板等現(xiàn)代化管理手段，提升，檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱藍(lán)環(huán)境，檔案的條件和設(shè)備等。

    檔案用房要按照功能區(qū)分原則，力求達(dá)到功能合理，流程便捷。檔案用房要實(shí)行“三分離”  （ 檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室分開）。為了便于安全管理，檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室應(yīng)設(shè)在同一樓層。檔案柜、架排列的各部分尺寸應(yīng)該達(dá)到以下要求：主通道凈寬不應(yīng)小于1。在檔案庫房面積應(yīng)能容納本機(jī)關(guān)形成的全部檔案，并能容納由本機(jī)關(guān)自行保管（不向檔案館移交）的全部檔案。

智能檔案管理系統(tǒng)的智能化應(yīng)用

　　檔案管理智能化將檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們在進(jìn)行檔案采用時，以網(wǎng)址、程序的形式進(jìn)行搜索，同時，網(wǎng)絡(luò)提供的大規(guī)模空間，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源共同利用價值，進(jìn)而以檔案使用的反作用，實(shí)現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當(dāng)然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強(qiáng)兩者之間的了解度與合作度，可以進(jìn)行商情預(yù)測，提升企業(yè)市場預(yù)測力，可以進(jìn)行智能化營銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價值。智慧檔案館是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上運(yùn)用新一代信息技術(shù)及相關(guān)工具和方法，很大限度地提高了檔案信息資源的整合建設(shè)能力和開發(fā)服務(wù)能力。

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　現(xiàn)代企業(yè)檔案室標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)措施需要采取哪些措施?

　　1、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

　　在過去，由于科技手段發(fā)展的不成熟，檔案管理工作極為繁瑣復(fù)雜，僅憑人工的力量完成，加大了員工的工作量。隨著時代的發(fā)展、信息化的進(jìn)步，企業(yè)引進(jìn)了現(xiàn)代化辦公技術(shù)及先進(jìn)的管理設(shè)備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復(fù)的工作內(nèi)容，亦提升了檔案管理的質(zhì)量及效率。簡單來說，雖然如今已引進(jìn)了現(xiàn)代化、智能化、信息化的檔案管理設(shè)備及體系，但是，仍然需要員工輔助管理，通過增強(qiáng)設(shè)備和員工的配合力度，來提升檔案管理工作的質(zhì)量及水平。檔案館庫區(qū)應(yīng)設(shè)火災(zāi)和防盜自動報警裝置，以及對檔案無危害的滅火設(shè)備。由此可見，檔案管理人員的學(xué)識、管理能力以及綜合素質(zhì)極為重要。

　　企業(yè)應(yīng)通過開展培訓(xùn)教育活動，來提升其管理能力及綜合素質(zhì)，令其快速了解檔案管理實(shí)質(zhì)及技術(shù)方式。聘請專業(yè)知識豐富、綜合素質(zhì)高的檔案主管，對檔案管理工作進(jìn)行有效的安排與指導(dǎo);除此之外，還需定期開展培訓(xùn)活動，了解每一位成員的能力、學(xué)識水平及擅長的業(yè)務(wù)類型，充分挖掘員工的潛能，為其提供展示自身才華的舞臺。與此同時，還應(yīng)增強(qiáng)員工的法律意識，拓寬其眼界及知識范圍，從根本上提升他們的工作素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力及文化水平。2、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度企業(yè)檔案具有政治性和保密性的特點(diǎn)，不能隨意公開和向外擴(kuò)散。并通過實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)教育和培訓(xùn)效果。