展會活動策劃執(zhí)行的13個步驟，教你如何成功策劃執(zhí)行一場展會

 1步：了解展會情況收料

與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

2步：確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置，或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，總之，越早將參展申請表格遞交給大會主辦者，越容易得到好的位置。

根據(jù)自身需要與主辦方聯(lián)絡溝通后，填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后，您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到好的位置。

 5步：租用申請及活動申請

大多數(shù)參展商會有各種臨時租用物品的需要，這里包括桌、椅、柜子、沙發(fā)、電話線、網(wǎng)絡接口等，還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、等，您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào)，在收取一定的費用后，大會主辦者會安排提供這些服務。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術研討會、交流會、新聞發(fā)布會等，這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細列出，您可以根據(jù)實際需求填寫表格報名參加，收費的活動在您交納規(guī)定費用后將由主辦方確認。另外您需要自己舉辦一些現(xiàn)場活動和會議活動，也需要將活動方案和預定的會議室提前報給主辦方，得到許可后才可執(zhí)行。

6步：制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務為您更好的宣傳企業(yè)，所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。

活動策劃公司策劃行業(yè)會議注意的四點

其一、行業(yè)會議主題的確定。行業(yè)會議主題往往具有前瞻性、導向性與預測性，展會的主題若能與行業(yè)會議主題很好結(jié)合，對于展會影響力的提升自然大有益處。

其二、行業(yè)會議的主講人通常是行業(yè)協(xié)會、會員單位、政府相關部門內(nèi)有影響的人物，不同于一般的會議，常常有協(xié)會領導與政府部門主管人員出席，應注意各項接待細節(jié)的安排。

其三、由于行業(yè)會議的影響力大，往往有新聞媒體到場，注意結(jié)合展會的相關新聞報道，可起到宣傳推廣的作用。

其四、行業(yè)會議的預算。行業(yè)會議的支出預算與一般會議相同，但其經(jīng)費來源更廣泛，如企業(yè)的贊助、會員的會費、政府支持等。